Reglas de validación en la creación de Tablas en Access.

En este post intenta explicar qué son (y cómo se agregan) las reglas de validación en la creación de tablas en Access. Reglas de validación se utilizan para indicar qué valores debe aceptar un campo, es decir, restringen lo que los usuarios pueden escribir en un campo determinado y, además, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifican el tipo o la cantidad de datos correctos.

A medida que se introducen los datos, se verificará que éstos cumplen las distintas reglas de validación. Si los datos introducidos no cumplen con las especificaciones no serán ingresados.

Para crear una regla para los datos de un campo:

1. Entrar en la vista de diseño de la tabla que se quiere crear una regla, donde se especifican (en la parte inferior) las “propiedades del campo” de la respectiva propiedad.
2. En el cuadro Regla de validación, escribir una expresión que establezca las condiciones para la introducción de datos, en la propiedad que se quiera especificar.

Una vez creada una regla de validación para un campo de una tabla, dicha regla se aplicará automáticamente cuando se agregue ese campo a una consulta o a un formulario.

Algunos ejemplos de reglas de validación que se pueden crear son:

• Ejemplo 1. Para evitar que alguien introduzca una fecha anterior a la actual: Regla de validación: >=Fecha()
  
• Ejemplo 2. Si se desea que el valor de un campo sea mayor o igual que 50: Regla de validación: >=50
  
• Ejemplo 3. Si se desea que en un campo el número introducido sea distinto de cero: Regla de validación: <>0
  
• Ejemplo 4. Si se desea que en un campo que especifíque la edad, solo se consideren mayores de 18 años: Regla de validación: >=18

Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validación, o bien utilizando el Generador de expresiones Para crear una expresión utilizando el Generador de expresiones:

1. Hacer clic en la propiedad para la cual se desee crear una expresión.
2. Hacer clic en el botón Generador que hay junto al cuadro de la propiedad (un botón con 3 puntos que está a la derecha).

Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que escribir una expresión dentro del área blanca en combinación con los operadores necesarios para ella (aparecen bajo el cuadro blanco), o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validación requerida.

Las opciones de la parte inferior se resumen en: Funciones, Constantes y Operadores, las cuales muestran un grupo de funciones y expresiones que son útiles a la hora de definir las distintas reglas de validación. Al hacer doble clic sobre una de estas carpetas en el cuadro adyacente se mostrarán las categorías que contiene la carpeta seleccionada, y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada (o seleccionarla y hacer clic sobre el botón Pegar), ésta se sitúa sobre el área blanca de la parte superior del cuadro para poder completar la expresión de la regla.

Si se desea poder presentar un mensaje de error en el caso de que los datos introducidos no cumplan la regla de validación establecida. Este texto de mensaje de error debe introducirse en el cuadro “Texto de validación”, situado debajo del cuadro “Regla de validación”.

En este Video hay un ejemplo de cómo se utiliza la Regla de Validación

Autor: Cristian Medina M.

Fuente:

• Ayuda Microsoft Office
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• ADR Formación