Macros para Access 2

Las macros nos permiten facilitar tareas que hacemos de forma recurrente, estas tareas pueden ser simples, como entregar formularios, modificar registros y otras actividades mas, estas fueron presentadas en el articulo introductorio.

Ahora se presentara una herramienta un poco mas compleja dentro de lo que son las macros, la cual no permite entregar condiciones a ciertos eventos, esto junto a un ejemplo que permitirá entender la utilidad de generar macros condicionadas.

Para este ejemplo se utilizara una base de datos con formularios ya creados, el cual en torno a una condicion al ejecutar la macro puede entregar una acción requerida.

Presentación de la Macro Condicional

Para generar una macro condicional se debe poner la opción crear macro dentro de la pestaña insertar, esto despliega la siguiente ventana:

Como se puede ver, esta herramienta es similar a la función SI de Excel, en la cual se pone una expresión condicional que al cumplirse ejecuta una acción, la diferencia esta que si no se cumple la condición no realiza otra acción.

La condición puede insertarse manualmente o podemos utilizar el generador de expresiones. El generador de expresiones nos permite buscar las funciones de Excel en Access .


Agregar Si no nos sirve para ejecutar acciones si no queremos que esa condición se cumpla, mientras que Agregar O si, tal como indica el nombre, permite que en caso de que alguna de las condiciones ingresadas se cumpla la macro entregara el resultado positivo.
En el campo Agregar nueva acción se debe poner la acción que se ejecuta si la condición se cumple.

Ejemplo para aplicación de Macros condicionales.

Lo principal al generar una macro condicional es saber lo que queremos lograr, de esta forma tendremos claro que expresión dejamos como condición y las acciones que suceden si esta condición se cumple o no.
Para nuestro ejemplo contamos con una base que nos entrega información respecto al ferrocarril subterráneo Metro, en el cual queremos generar un cambio si un conductor conduce mas de 3 tipos de metros al rango de experimentado y si es igual o menor a 3 al rango normal en la tabla de los conductores, esto queda de la siguiente manera:


Se debe tener en cuenta que se genero una consulta y de esta un formulario, que es de donde se saca la información para ver la cantidad de trenes que conducen.
En la condición se llena un registro con la expresión dentro de la tabla que se desea remplazar.
Algunas consideraciones a tener en cuenta son que las condiciones pueden utilizas tanto “Y” como “O”, por lo cual se pueden formar condiciones mucho mas complejas, otro punto es recordar de tener la opción “MOSTAR TODAS” seleccionada o algunas acciones no estarán visibles.

Utilidad de Macros Condicionales

Las macros condicionales apoyan la optimización de procesos y permiten optener mejores resultados en situaciones donde se necesitan generar cambios en base a ciertas condiciones especificas.