Pestaña de Busqueda en Access ¿Para que Sirve?

Este post tiene como finalidad explicar la utilidad de la pestaña de "Busqueda" presente en Microsoft Access. La mayoría de la personas no sabe ocupar de forma adecuada esta herramienta y solo están familiarizados con la pestaña "General" en la cual se le entrega el formato a los datos ingresados en las tablas. Es por esto que a través de una serie de pasos relativamente sencillos intentare explicar en que consiste esta función.

Muchas veces cuando se necesitan llenar datos en un formulario queremos restringir el hecho de que los usuarios puedan escribir o llenar los recuadros con aquello que estimen conveniente, sino que deseamos que estos escojan entre ciertas opciones que ya están predeterminadas. Por ejemplo, si tenemos un formulario con un campo denominado "Sexo" queremos que solo existan 2 opciones "Hombre" y " Mujer" y que las personas esten obligadas a escoger uno de estos 2 y no puedan inventar otro nombre para llenar el campo. Para resolver este tipo de problemas es que surge la herramienta busqueda, es decir, para poder colocar ciertas restricciones en el llenado de los campos.

Veamos que características tiene la pestaña de busqueda (Vamos a analizar solo aquellas de carácter fundamental):

Para poder acceder a las opciones de la pestaña busqueda necesitamos haber creado primero una tabla cualquiera con sus campos respectivos e indicando los tipos de campo. Luego al posicionarse sobre algun tipo de campo del tipo texto vamos a ver inmediatamente que la pestaña busqueda pasa a contener información (En este caso nos posicionamos en el campo "Ciudad" de una tabla cualquiera denominada "Clientes"). En la imagen de más abajo se muestra con mayor claridad lo expuesto anteriormente:

Podemos observar que el primer campo de la pestaña busqueda se denomina: "Mostrar Control" que tiene las opciones de : Cuadro de texto, Cuadro de Lista y Cuadro Combinado. Esto tiene que ver con que en el formulario se muestre simplemente un cuadro en blanco y la persona lo rellene con lo que quiera (Cuadro de texto), que la persona elija entre las opciones de una Lista Abierta (Cuadro de Lista), es decir, no hay que apretar ningún boton para que aparezcan las opciones sino que las muestra todas de una vez y la persona debe escojer una. O la última opción, que tiene relación con el hacer un cuadro combinado o combobox, en donde se despliega una lista de opciones (Cuadro Combinado).

Luego en el segundo campo, denominado "Tipo de Origen de Filas" nos aparece la opciones: Tabla/Consulta, Libro de Valores y Libro de Campos.

Este campo indica el lugar adonde se van a ir a buscar los datos para generar las listas, o combobox según sea el caso. La más común y la más recomendable es Tabla/Consulta, al seleccionar esta opción previamente debemos haber creado una tabla que contenga los datos predeterminados (ejemplos: ciudades, sexo, etc), en la imagen de abajo lo vemos con un ejemplo de ciudades (se crea la tabla con los datos), asumiendo que una empresa solo posee 3 sucursales en Punta Arenas, Santiago e Iquique, entonces queremos que en el formulario se seleccione solo entre una de esas 3 opciones.

Por su parte, la opción de lista de valores tiene que ver con que yo ingreso valores determinados y no es necesario la creación de una tabla para que vaya a buscar estos.

Siguiendo con los campos de la pestaña busqueda, luego nos encontramos con uno denominado "Origen de la fila" que es en donde hago alusión a la tabla en donde voy a ir a buscar los datos predeterminados (en caso de haber escogido la opción tabla/consulta). Por último la tabla columna dependiente, es la columna exacta en donde va a ir a buscar los valores en la tabla escogida para luego desplegarlos en el combobox o el cuadro de lista, que en el caso del ejemplo de las ciudades sería la columna 1 del nombre.

El resultado, si es que quisieramos obtener un cuadro de lista con las ciudades luego de hacer todo esto sería un formulario que luciría de la siguiente forma:

Para profundizar un poco más en el tema ver el siguiente video (caso cuadro combinado):