Documento Compartido y Control de Cambios

¿Para qué sirve un documento compartido?

Un documento compartido te entrega la opción de trabajar en un archivo junto con las personas que tú deseas.

Ventajas de utilizar documento compartido

Es útil cuando se está haciendo un trabajo y no todos están en el mismo lugar físicamente. Todas las personas que tengan acceso al archivo y dependiendo del permiso que tengan, podrán realizar diversas tareas como por ejemplo: leer solamente, escribir comentarios, hacer cambios en las celdas, entre otras.

Desventajas de utilizar documento compartido

Al tener un documento compartido, hay funciones del Excel  que quedan inhabilitadas.

¿De qué manera se puedo compartir un documento sin que se desactiven las funciones del Excel?

Un método muy utilizado y recomendado es utilizar carpetas compartidas.

¿En qué parte del Excel encuentro el ícono de Documentos compartidos?

¿Dónde se comparte el documento?

Para que otras personas puedan acceder a tu archivo, es necesario que lo compartas en una misma ubicación de red, es decir, todos tienen que estar con la misma conexión de internet. De esa forma, una persona te puede buscar con el nombre de tu computador y puede acceder a tu carpeta compartida.

Carpeta compartida

Puedes crear una carpeta compartida, en donde puedes almacenar los archivos que otras personas desees que vean.

Otras personas que conozcan el nombre de tu computador y esté dentro de la misma red, pueden ver lo que tienes en la carpeta y si no tomas las debidas precauciones, pueden modificar el contenido de la carpeta.

¿Todos tienen acceso?

Como se mencionó antes, todas las personas que conozcan el nombre de tu computador y están en la misma red, como por ejemplo se encuentren en la FEN, tendrán acceso a tus documentos.

¿Qué puedo hacer si una persona “x” encontró el nombre de mi computador, ingresa a mi carpeta compartida y modifica los archivos que hay en ella?

Al momento de crear una carpeta compartida te entregan las opciones de permisos. Hay tres opciones:

• ·         Las personas que visiten tu carpeta pueden tener control total de esta
• ·         Las personas solo pueden hacer cambios
• ·         Las personas solo tienen permiso para leer

¿Cuántas personas pueden ver mis archivos?

Cuando creas la carpeta, tú puedes agregar las personas que desees que vean tus documentos. Al momento de agregarlas le puedes otorgar los permisos pertinentes.

No hay un límite de personas, pero es importante que sepas que otras personas pueden encontrarte y visitar tu carpeta. Es por eso que no debes olvidar los permisos.

Ahora bien, volviendo al documento compartido, este te da la opción de poner una contraseña al libro, la cual se la puedes entregar a las personas que quieres que realicen cambios u otras tareas. De esta forma, puedes prevenir que un extraño realice modificaciones a tu archivo.

¿Cómo voy a saber quién está modificando el libro?

Excel te entrega la opción de poner tu nombre para que sepan que tú eres el autor de los comentarios.

Si las personas que tienen acceso modifican el archivo ¿Puedo saber qué cambios realizaron?

Sí, esto es debido a que Excel te entrega otra herramienta, en donde puedes ver todo lo que se hizo, se está haciendo  en el libro que compartiste.

Esta herramienta es la de Control de Cambios.

Todos los cambios se graban en un historial. Ahí tienes el detalle de quién hizo la modificación, cuándo se hizo y qué modificó. Tú puedes aceptar o rechazar el cambio realizado.

En el libro las casillas que fueron modificadas estarán marcadas con otro color, de esta forma facilita saber quién hizo los comentarios.

Es importante que las personas que tendrán acceso al libro tengan los permisos correspondientes. Porque puede pasar que alguien realice cambios y tú no querías. Te puedes preguntar, qué pasó. Lo más seguro es que no hayas establecido los permisos.

¿Es aplicable en las empresas?

Estas herramientas (carpeta compartida, documento compartido, control de cambios) son totalmente aplicables. Por ejemplo:

• Tu jefe quiere revisar el trabajo que estás haciendo. Le interesa ver los avances. Al tener una carpeta compartida tu jefe puede ir revisando en el momento que desee lo que estás haciendo. Sin la necesidad de pedirte que se lo mandes por correo o se lo lleves a su oficina en un pendrive.

    Él puede escribir los comentarios de manera simultánea y tú puedes hacer los cambios    correspondientes.

• Te asignaron en un grupo para que realicen un proyecto. Todos se encuentran en pisos distintos. Y para realizar tu parte necesitas la información de tus otros compañeros y viceversa ¿Cómo lo haces? Aplicando carpeta compartida, en ella puedes poner todo lo que desees que otras personas puedan ver. De esta forma no hace falta que el grupo esté en la misma oficina. Si no que cada uno puede estar en su oficina trabajando en el proyecto y en otras responsabilidades.

•            Estás reemplazando a una persona.  Lo ideal es que continúes con el trabajo realizado por tu colega y cuando el regrese pueda ver lo que hiciste y el pueda continuar. Para esto es útil tener documentos compartidos, porque de esa manera podrás trabajar en el mismo documento de tu colega y puedes hacer modificaciones o tomar datos para otros trabajos.