Métodos de control y seguridad en Excel

Excel es probablemente uno de los programas más utilizados de office, debido a su versatilidad y la gran cantidad de funciones que posee, sin embargo al ser tan usado existen una serie de medidas que nos permiten proteger y controlar la información con la que estamos trabajando, la idea ahora es ver algunas de estas medidas.

La primera es  proteger celdas  para que cuando una tercera persona ea nuestra hoja y quiera agregar información, lo haga siguiendo el formato que ya hemos establecido, la forma más simple de proteger o bloquear cierto contenido es:

Primero seleccionar las celdas que queremos que sea posible editar 

Selección de las celdas en las que se permiten cambios

Luego vamos a formato en la barra de herramientas y seleccionamos la opción bloquear celda, en Excel por defecto las celdas ya vienen bloqueadas, por lo que deseleccionamos esa opción, para luego bloquear solo las celdas que nos interesa no sean modificadas

Luego para que solo se editen las celdas a las que permitimos el acceso vamos al mismo menú, pero seleccionamos la opción proteger hoja, al hacer esto las celdas que no están seleccionadas quedan automáticamente bloqueadas permitiendo solo la edición de las celdas que previamente hemos autorizado.

Aquí podemos escribir una contraseña que serán necesarias para modificaciones posteriores que queramos hacer en el documento.

Al igual que las celdas, los libros también se pueden proteger, vamos a ver como se protegen los libros, para esto vamos al comando proteger libro en el ítem revisar de la barra de herramientas:

Otra medida muy útil a la hora de regular la información que hay en nuestra planilla es el control de cambios, este permite dejar registrado quien y que cambios se realizaron en nuestra hoja, por lo que es muy útil en planillas que son utilizadas por varias personas.

Para poder controlar los cambios realizados vamos al comando control de cambios que se encuentra en el ítem Revisar:

Control de cambios

Una vez aquí podemos elegir de que forma queremos controlar los cambios, existen varias opciones como cuándo, quién y dónde:

-          Cuándo:

o   Desde la última vez que se guardó

o   Todos

o   Sin revisar

o   Desde la fecha…

-          Quién

o   Todos

o   Todos excepto yo

-          Dónde: aquí se seleccionan las celdas en las que queremos registrar el control de cambio en caso de que no queramos aplicarlo a todo el documento

En este mismo cuadro de mando podemos seleccionar si queremos que los cambios se registren en la misma hoja o en  una hoja diferente

Cambios registrados en la misma página

Cambios registrados en una hoja diferente

Otra alternativa de esta función es que podemos aceptar o rechazar los cambios realizados en nuestra planilla, para esto vamos al mismo ítem de control de cambios, pero seleccionamos Aceptar o rechazar cambios aquí podemos escoger que cambios aceptar y que cambios rechazar

Ahora si lo que queremos es poner contraseña a un documento lo que debemos hacer es seleccionar Preparar en el botón de office, y ahí seleccionar cifrar documento, luego de esto Excel nos pedirá una contraseña y la confirmación de ésta, así la próxima vez que queramos abrir este documento deberemos introducir la contraseña antes de que el programa nos muestre la información contenida.

Estas son solo algunas de las medidas de control y seguridad presentes en Excel, el cual ofrece una gran cantidad de opciones para proteger los documentos en los que trabajamos.