Personalización de Formularios a Niveles empresariales
Un formulario en
MS Access es bastante útil, ya que nos permite tener una visión selectiva de
los datos que poseemos y generar información valiosa para tomar decisiones o
seguir un curso de acción, en ese sentido su principal función es facilitar el
ingreso de datosal repositorio.Según los requerimientos de las empresas y la
información que éstas poseen, los formularios se pueden diseñar en pos de
facilitar su uso, y así hacerlos más funcionales para la organización.
Cada empresa
tiene su gráfica corporativa e invierte bastante dinero en la generación de
marca, logotipos, tipografía, etc. Respecto a este tema, lo ideal es que todos
los documentos, insumos y programas utilizados en la labor de la empresa sigan
este formato, para darle uniformidad e institucionalizar las herramientas
usadas.
Estos aspectos
fundamentales se encuentran en un punto común: La Personalización de
Formularios. Una herramienta tan valiosa como los formularios, tendrá valor
agregado si están personalizados y siguen además la gráfica de la empresa. Luego de que ya tenemos
un formulario creado (Pueden ver este video)
podemos modificarlo para hacerlo más eficiente aún. En las pestañas de Diseño y
Organizar se encuentran algunas de las opciones que usaremos.
Para modificar
nuestro formulario vamos a Vista Diseño, haciendo clic derecho sobre éste. El
formulario aparecerá “cuadriculado”, estas líneas de división nos permitirán
guiarnos al momento de mover o ubicar objetos al anterior del formulario.
En cuanto a la funcionalidad
y estructura de nuestro
formulario, podemos hacer más eficiente el ingreso de información al incorporar
diversos controles según lo que necesitemos. Los controles nos permiten
mostrar, especificar, filtrar u organizar datos en MS Acces, y su uso va más
allá de los formularios.
Entre los
principales controles están: Cuadros de texto, etiquetas, botones, cuadros
combinados, cuadros de lista, subformularios, botones de opción, casillas de
verificación, grupos de opciones, gráficos, hipervínculos y archivos adjuntos. También
se pueden aplicar controles personalizados con ActiveX.
Lo que debemos
hacer es seleccionar la opción requerida y colocamos el elemento en el lugar
deseado. Por ejemplo, para crear una lista desplegable mediante un cuadro
combinado hacemos clic en esa opción, insertamos el elemento en el campo, y
desde la “Hoja de Propiedades” configuramos nuestro cuadro para que nos muestre
las alternativas disponibles para ese campo, las que comúnmente provienen de
alguna tabla de nuestra base de datos.
Desde la vista
formulario (Haciendo clic derecho en la pestaña de formulario) veremos lo
siguiente:
Desde la Hoja de
Propiedades también podemos modificar otras características del formulario.
Éste método puede ser de utilidad, ya que al posicionarnos sobre alguna opción,
la barra de estado entrega una breve explicación de lo que ésta hace.
Dependiendo del
tipo de usuario que accede al formulario y la labor que realice, es la
información que éste requiere, en esta ocasión para ejemplificar, dejaremos
oculto uno de los campos del formulario. Es tan simple como seleccionar el o
los campos y quitar la visibilidad (Noten que en la barra de estado dice:
¿Hacer que el objeto sea visible?, recuerden que para cada opción aparece una
breve explicación)
Y en la vista
formulario tendemos:
Ahora pasando al
aspecto de estética y formato,
podemos lograr que el formulario vaya acorde a la imagen de la empresa en
cuestión. En esta ocasión revisaremos como agregarle un logotipo y personalizar
el formato de nuestro formulario.
En el encabezado
del formulario aparece una imagen que corresponde a un icono automático de MS
Access, haciendo clic derecho sobre él lo borramos y vamos al comando Logotipo
de la pestaña Diseño. Nos aparecerá una ventana y podremos seleccionar el logo
deseado desde algún directorio en nuestro computador.
Al posicionarnos
sobre la imagen podemos ajustar su tamaño y moverla de lugar. A este cuadro y
todos los que aparecen en nuestro formulario se les puede dar efectos
especiales, cambiar el grosor, tipo y color de línea con algunas opciones al
interior de los Controles.
También podemos
modificar el Encabezado del Formulario, Encabezado de Página e Incluir la Fecha
y hora de acceso al formulario con los siguientes iconos:
Desde la pestaña
organizar hay otras opciones para continuar personalizando nuestro formulario, principalmente
enfocadas en la distribución y orden de los elementos al interior de éste. En
esta ocasión le daremos un formato a la apariencia general de nuestro formulario.
Al ir a Autoformato podemos escoger entre las alternativas de MS Access.
Esto finalmente
será visto por el usuario de la siguiente manera:
Las
formas de personalización ejemplificadas anteriormente son sólo una pequeña
muestra de una amplia gama de posibilidades que posee MS Access. Teniendo claro
qué es lo que necesitamos, al introducirnos en este mundo, probablemente
encontraremos soluciones más eficientes de lo que habríamos imaginado en un
inicio.
REFERENCIAS Y FUENTES:
Youtube:
Ayuda Oficial de Microsoft:
Geeks.ms:
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