Personalización de informes a niveles empresariales

Personalización de informes a niveles empresariales

La creación de informes es un elemento importante para la gestión de datos, en todos los ámbitos, pero aún más a nivel empresarial, ya que es una oportunidad importante de manejar información en grandes cantidades de una manera más sencilla y capaz de generar valor.

Para la personalización de estos informes a niveles empresariales, es necesario contar con la información sobre cada remitente y los requerimientos que cada uno ha especificado o se hayan detallado con anterioridad. Esto es un tema importante para las organizaciones, ya que muchas veces hay protocolos o normas de seguridad en el manejo de datos, así como también el nivel de detalle al que puede acceder cada usuario.

El problema ocurre allí, ya que implicaría que cada vez que exista un individuo que requiera información, se deberá realizar un nuevo procesamiento de datos, lo cual  sería una tarea muy tediosa, sobre todo en organizaciones de gran cantidad de empleados.

¿Cómo se realiza la personalización de informes?

Para facilitar la personalización de datos en Access, nos ayudaría de gran manera tener un formulario con la lista de personas a las cuales debe ser generado el informe en cuestión. O también agrupar según niveles de detalle a quienes recibirán el reporte. Por simpleza, en mi caso prefiero el segundo ya que nos mantiene a raya sobre una menor cantidad de repeticiones. Sin embargo, la segunda ofrece un mayor grado de personalización (al menos se podría colocar el nombre).

La creación de este formulario puede ser realizada a partir de otra base de datos, la cual contiene los contactos de quienes reciben este reporte. Este formulario quedaría de la siguiente manera

Luego, la parte complicada es seleccionar que cosas serán enviadas a cada persona, en base a ello podemos realizar consultas según los requerimientos y anexarlas al botón tanto vista preliminar y enviar. Esto de una forma más técnica se realiza a través de código visual Basic, así como también consultas en formato SQL, las cuales pueden ser reemplazadas por consultas realizadas a través de la vista diseño.

Dejare una imagen la cual considera el código a enviar y los parámetros mas importantes a considerar en el.

EnviarInformesPersonalizados se considera como la función que realizara la acción de enviar los distintos informes.

Ademas existen otros elementos claves o funciones, que son necesarias para la generación de informes

·         Set Property: esta genera el formato de un informe en particular y lo guarda en la base de datos, para ser posteriormente llamada a través de la función GetProperty. Como aparece a continuación.

Si bien esto al principio es un tanto confuso nos es de gran ayuda debido a la cantidad de tiempo que podemos ahorrar gracias a esto.

Fuente: http://proinf.net/permalink/enviar_informes_personalizados (template del formulario y código completo)