No siempre disponemos de los recursos para comprar o arrendar software para el desarrollo de nuestro negocio. El siguiente video muestra una manera práctica en la cual se puede usar Access para llevar el control de un negocio.
Si le interesa el post en el cual indica cómo crear formularios en Access 2013, puede verlo haciendo clic aquí.
Es de conocimiento general, que
actualmente las condiciones en las cuales funciona el sistema penitenciario
chileno, no son las óptimas, tanto para los reclusos como para quienes trabajan
en él. Ante la cantidad de datos existente referente a los delincuentes, se
hace necesaria la existencia de bases de datos, pero éstas no servirían de
nada, si no se les puede extraer información sustancial con la cual poder
generar reportes y/o tomar decisiones claves.
Es por esto, que hemos diseñado un video tutorial de tres partes, que permite analizar y aprender distintos tópicos para hacer un análisis completo de la información de tal manera de sacar el máximo provecho. Hemos utilizado herramientas de Excel, que no siempre son tan conocidas pero que nos dan resultados robustos.
En la primer parte, lo que hemos hecho es dar formato de tabla a nuestra base para poder trabajar con matriciales. De esta manera a través de las formulas Índice y Coincidir, explicadas en el video, hemos logrado asignar a cada reo un pabellón y generar un reporte con su información individual en base al RUT, y así cada vez que cambiemos el RUT se nos presentarán todos los datos de los distintos reos.
A través de la asignación de pabellones correctos, según determinadas características, evitamos que delincuentes peligrosos queden junto a otros que no lo son tanto y se puede evitar la Universidad del crimen, tampoco dejar a muchos reos peligrosos juntos, ya que podría ser fatal, entre otras decisiones que permiten una mejor gestión del sistema penitenciario chileno.
Primer video tutorial:
Asignar un pabellón a un reo- Generar reporte con información individual.
Para complementar la búsqueda de
información con respecto a un individuo en particular perteneciente a una base
de datos, explicaremos cómo poder
mostrar una foto asociada particularmente a cada uno de ellos, a través de la selección de su RUT.
Esto puede ser útil en el caso de
los delincuentes, al proporcionar un elemento visual, que permita
identificarlos de manera rápida, ya sea dentro del centro penitenciario o por
algún organismo externo que solicite su información debido a una necesidad
particular (ejemplo, tribunales, abogados, PDI, etc.). Además puede servir en
otros tipos de base que requieran de una fotografía o imagen para la toma de
decisiones futura, como por ejemplo empleados, proveedores de una empresa, entre otros.
Segundo video tutorial:
Cómo referenciar una foto.
Finalmente, mostraremos ejemplos de uso de tablas dinámicas en la gestión de información, para tomar decisiones.
Tercer video tutorial:
Conclusiones a partir de tablas y gráficos dinámicos.
De esta manera, hemos comprobado que a partir de herramientas sencillas de Excel, es posible realizar una buen gestión de información con distintos objetivos, gestión que facilita la toma de decisiones.
Los filtros avanzados son herramientas muy útiles y rápidas de usar, aunque
cuenta con algunas limitaciones. Se usan cuando el filtro personalizado no nos
permite realizar el filtro deseado.El comando filtros Avanzados funciona
de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos
importantes.
Muestra el cuadro de diálogo Filtro
avanzado en vez del menú de Autofiltro.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de
criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la
tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios
independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el
origen de los criterios avanzados.
Revisando
el caso:
El vídeo adjunto muestra una manera sencilla de
realizar un filtrado de una gran cantidad de datos. Podemos simplemente
aplicando los filtros avanzados, realizar un manejo de datos de manera ordenada
sin errores. Cabe destacar que la importancia radica en ingresar de manera
inequívoca los rangos, las condiciones que quiero aplicar y si quiero o no
realizar el filtrado en una pestaña distinta a la que contiene los datos o si
quiero que el filtrado de realice en la misma pestaña.
Revisando paso a paso: Para comenzar, es necesario identificar donde
tengo los datos, para el caso del vídeo, los datos se encuentran en la pestaña Postulantes.
Luego debo identificar donde dejaré los datos, en
este caso los dejaremos en la próxima pestaña, Consultas.
Luego cuando procedemos a realizar las consultas,
se coloca un encabezado con las condiciones que queremos cumplir (en la pestaña consultas), en ese caso,
la primera consulta requería que el establecimiento sea municipal y que en la
prueba haya obtenido más de 700 puntos.Se deben recordar que para que Excel pueda reconocer que yo quiero que
el establecimiento sea Municipal y la prueba de lenguaje sea mayor a 700
puntos, el encabezado de la consulta debe ser igual a los encabezados de la
tabla donde se encuentran los datos, es decir:
Para proceder a realizar las demás consultas se
realizan de la misma manera, siguiendo los mismo procedimientos pero teniendo en cuenta, tal y como se muestra en el vídeo que algunas tienen condicional "y" y otras condicional "o".
La utilización de estos filtros, permite a
diferencia de los filtros normales, realizar filtraciones de datos con muchas
condiciones, cumpliendo también los condiciones y/o. Autores: Leslye Marinao / Yanara Molina / Francisca Ulloa.
A continuación se presenta un video, en el cual se pueden ver tres distintas formas de brindar mayor seguridad a una base de datos en Access, en esa ocasión se muestra a través del Office 2010.
En esta publicación enseñaremos paso a paso como generar formularios
mediante el uso de macros en Access, primero debemos tener en cuenta los
siguientes conceptos:
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de acciones que se pre programa para que una
vez que se ejecute, realice las acciones de forma automática. Dentro de las
acciones que puede realizar una macro encontramos:
Abrir formularios
Cerrar formularios
Abrir consultas
Cerrar base de datos
Ejecutar otros macros
Entre otros
¿Qué es un formulario?
Un formulario es una interfaz donde el usuario puede ingresar,
modificar, eliminar y consultar información desde una base de datos de una
manera más amigable.
La ventaja del uso de formularios es que permite a usuarios sin
conocimientos de Access interactuar de una forma más simple con la base de
datos.
A continuación dejamos un video en el cual se muestra un ejemplo
aplicado de este tema:
