Filtros Avanzados

En Excel, cuando se trabaja con base de datos o tablas y se requiere ver filas de datos que cumplan con ciertos criterio, se utiliza la herramienta llamada Filtro, Al utilizar esta herramienta las filas que no cumplan con el criterio planteado se ocultan temporalmente. Existen dos tipos: Autofiltro, que se utiliza para criterios simples y Filtro Avanzado, que se utiliza para criterios más complejos.

Las diferencias entres estos dos tipos de Filtro son:

     1) El Filtro Avanzado permite tener una variedad de criterios a filtrar, es decir, tiene como opción filtrar una base de datos o una tabla combinando varios criterios de varios campos y usar a la vez condiciones "y" - "o". El Autofiltro permite filtrar un campo a la vez.

     2) El Filtro Avanzado tiene como opción mostrar el resultado del filtro efectuado en otro lugar distinto a la base de datos, permitiendo no alterar la base de datos original y también permite elegir los campos (columnas) que se desean ver en la base ya filtrada. El Autofiltro no tiene ninguna de estas opciones, el filtro se hace en la base de datos o tabla original.

Ahora, para utilizar la herramienta Filtro Avanzado se debe ir a la barra de operaciones, hacer clic en la pestaña Datos, y luego hacer clic en Avanzadas.

Al hacer clic en Avanzadas aparece la venta del Filtro Avanzado.

Un Rango de criterios es un conjunto de celdas en las que se ponen las condiciones para filtrar la base de datos; consiste en los nombres de los campos por los cuales se va a filtrar y las condiciones necesarias para el filtro. Esto se obtiene tomando los campos necesarios de la base de datos original, se copian y se pegan en cualquier parte de la hoja y en la fila inferior de éste, se anota el criterio a utilizar.

Los criterios utilizados pueden ser:

    1) Texto, número, fecha, valores exactos.

Ejemplo: Se quiete ver sólo las personas llamadas Soledad.

     2) Comparaciones.

Los operadores que se utilizan más a menudo son:

Operador	Significado
=	Igual a
>	Mayor que
<	Menor que
>=	Mayor o igual que
<=	Menor o igual que
<>	Distinto de

Ejemplo: Se quiere saber que personas han vendido más de $300.000.

    3) Comodines.

Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, se utilizan los comodines:

Comodín	Ejemplo	Significado
?	h?	Busca cualquier palabra que empiece con h.
	?h, ??h	Busca cualquier palabra que su segunda letra sea h, y así sucesivamente.
*	h*	Busca cualquier palabra que empiece con h.
	*h*	Busca cualquier palabra que tenga la letra h en cualquier parte de ella.
	*h	Busca cualquier palabra que termine con h.

Ejemplo: Se quiere ver las personas que tengan como tercera letra una N en su Apellido.

      4) Calculados por fórmulas.

Ahora, con un ejemplo veremos las dos opciones que presenta el Filtro Avanzado, filtrar sin mover la lista y filtrar copiando la lista a otro lugar:

         Ejemplo sin mover la lista.

Base de Datos Original

Ahora queremos sólo ver los autos que sean de la zona Sur y que sean menores del año 2006 en la misma tabla.

             Ejemplo copiando la lista en otro lugar.

Ocuparemos la misma base del ejemplo anterior, pero ahora queremos ver los autos de la zona Sur o Norte y que sean menores del año 2006 en una tabla distinta a la original.

Fuentes

http://www.gerencie.com/como-manejar-filtros-complejos-en-excel.html

http://office.microsoft.com/es-mx/starter-help/filtrar-utilizando-criterios-avanzados-HP010342515.aspx#top

http://exceltotal.com/filtro-avanzado/

http://www.formulasexcel.com/2009/12/filtro-avanzado-en-excel.html

http://josenrique.es/2012/09/filtros-avanzados-de-excel/

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Combinar correspondencia entre Access y Word: Una simple (y poderosa) herramienta.

Es muy probable que la herramienta de combinar correspondencia sea más popular utilizando Excel. Sin embargo, el hacerlo importando datos desde Access puede tener grandes ventajas. Primero, puede que la cantidad de datos sea lo suficientemente grande como para que se haga necesario guardar la información y trabajarla a través de Access. Segundo, se pueden realizar consultas que permitan filtrar de manera más adecuada y pertinente aquellas personas a las que quiero, por ejemplo, enviarle determinada carta, que deberían cumplir ciertos requisitos.

El funcionamiento está en poseer un conjunto de tuplas dentro de una base de datos de Access, la cual se importará a Word, para así crear un documento único que tendrá variantes dependiendo de cada uno de los destinatarios. Se trata de un procedimiento bastante simple, y que hace más eficiente tareas de carácter administrativas que deben realizarse en el trabajo. Un ejemplo típico es el de confeccionar cartas generales dirigidas a varias personas. Por otro lado, en lo personal me tocó ver su utilidad cuando el Encargado de Bienestar de cierta empresa debía enviar una gran cantidad de correos electrónicos a casi todos los trabajadores, el cual debía variar cambiando el nombre a quien iba dirigido, y el monto que se les cobraría este año según su sueldo, y otros criterios, por la afiliación a ciertos beneficios. Combinar correspondencia facilitó este trabajo, ahorrando tiempo en algo que pudo resultar ser muy engorroso.

A través de un ejemplo aplicado, se explicarán los pasos a seguir para utilizar esta herramienta de Word. En primer lugar debes tener creada la Base de Datos y guardada en algún directorio de tu computador. Para el ejemplo, se creó un listado con empleados de una empresa, en la cual se detalla su rut, nombre, correo electrónico, gerencia a la cual pertenece, cargo que ocupa y la fecha de ingreso a la compañía.

Una vez hecho esto, debes dirigirte a la pestaña “datos externos”, presionar en “más”, y por último clickear sobre “Combinar con Microsoft Office Word”. Para esto es necesario tener abierta la tabla que deseas exportar.

Ahora aparecerá una ventana en donde puedes elegir si utilizar un archivo Word ya existente, o uno nuevo. En este caso seleccionamos la segunda opción, y luego debes clickear en “aceptar”, lo cual abrirá el documento de Word en blanco, ubicado en la pestaña de “correspondencia”.

El siguiente paso a seguir, es hacer click sobre “Iniciar combinación de correspondencia”, y seleccionar el tipo de documento en el que se trabajará; éstos pueden ser carta, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o listas de direcciones. Utilizaremos el primero puesto que es el típicamente más utilizado, y por ende es ideal partir por conocer cómo se utiliza éste. Notar que de igual manera, al lado derecho de la ventana encontrarás un panel que te irá diciendo paso a paso lo que debes hacer, es por lo anterior que este tutorial va enfocado a las opciones del panel superior, ya que podría resultar menos intuitivo y más flexible.

Ahora, no es necesario que la carta la dirijas a todas las personas que se encuentran en la base de datos proveniente desde Access. Esto se modifica en la pestaña “Editar destinatarios”, que mostrará un listado en el cual podrás deseleccionar gente si así lo deseas, esto clickeando sobre el check-in. Notar que aquí no es necesario “Seleccionar destinatarios” ya que en un principio importaste los datos desde Access.

En el ejemplo anterior, la destinataria Nicole Orellana Velasco no será incluida dentro de las cartas que se crearán. Lo único que se hizo fue presionar la casilla check-in al costado de su nombre. Además, como se puede observar en la imagen, tienes la posibilidad de Restringir la lista de destinatarios, de tal manera que puedes darle cierto orden (por ejemplo, alfabético), filtrar según criterios que ingresa el usuario, buscar duplicados que Word sugiere, buscar destinatarios específicos que el usuario sabe a-priori quiere o no enviar esta carta, o por último, validar direcciones.

Una vez hecho click en “aceptar”, debes comenzar a redactar tu carta. Lo interesante aquí, es crear un archivo genérico, que vaya cambiando ciertas partes específicas del documento, con el fin de ahorrar tiempo para quién lo está confeccionando. En el ejemplo se mostrará una carta de invitación para los empleados a la fiesta de aniversario, en donde el remitente y su respectiva gerencia serán “campos combinados”, es decir, campos que serán extraídos automáticamente desde la base de datos. El procedimiento es escribir normalmente la carta, y en la frase que deberá variar según cada persona, se debe presionar sobre el menú desplegable de “Insertar campo combinado” y seleccionar el campo que corresponda, como se ve a continuación:

 En el documento se escribió manualmente la palabra “Estimado (a)”, y a continuación se insertó el campo <<NOMBRE>> haciendo lo antes mencionado (subrayado en verde punteado). Al aparecer entre estos paréntesis significa que se trata de un campo variable según cada destinatario. Es así como pudes continuar escribiendo tu carta e ir agregando campos según estimes conveniente. Aquí tenemos la carta terminada:

Finalmente, lo que queda es ver la vista previa de las cartas, para esto debes presionar el ícono “Vista previa de resultados”, los cuales puedes mover con las flechas ubicadas al lado derecho. Si marcas “Resaltar campos de combinación” podrás ubicarlos fácilmente en tu archivo, ya que se marcarán en color gris.

Para finalizar, en el costado derecho de la barra de herramientas, en “Finalizar y combinar” tendrás tres opciones:

• Editar documentos individuales: lo cual abrirá un nuevo archivo con cada una de las cartas, en caso de que quieras editar algunos de manera particular. Para volver a modificarlos todos juntos, debes hacerlo en el documento original, que aún sigue abierto.
•  Imprimir documentos: abrirá la pestaña de impresión en donde puedes personalizar esta operación según tus requerimientos.
• Enviar mensajes de correo electrónico.

 

Como ves, es bastante fácil combinar correspondencia. Como ya se mencionó, también podrías hacerlo utilizando una consulta, en donde ya hayas filtrado a los destinatarios según ciertos criterios, esto en caso de que se trate de una base de datos mucho más grande y compleja de filtrar manualmente.

A modo de recomendación, es ideal tener los campos ya ordenados en la misma base de datos, como por ejemplo, tener en el orden correcto el nombre de la persona, y no el apellido y después el nombre, que es algo bastante común en las bases de datos, y podría implicar en tener resultados no tan satisfactorios al realizar un documento que puede necesitarse sea formal y estar escrito de modo correcto.

Puedes visitar los siguientes sitios para obtener más información:

Combinar correspondencia:

Enlace Microsoft

Problemas al combinar correspondencia:

Enlace Microsoft

Soporte Microsoft

Autora: Camila Muñoz Inostroza

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¿Cómo hacer buenos formularios en Access?

En la vida real, la personas no observan o trabajan con bases de datos puras, es decir, generalmente los usuarios de bases de datos no trabajan con las infinitas planillas buscando los datos que desean obtener, por el contrario, estos usuario interactúan con una interfaz la cual les provee la información a través de formularios, los cuales se realizan con el objetivo de mostrar y presentar la información de manera clara, y minimizando los posibles errores que conlleva estar observando miles de datos a la vez.

¿Cómo crear formularios en Access?

Para comenzar es necesario aclarar que el input principal del proceso de creación de formularios es contar con una base de datos determinada, la cual debe contener datos relacionados entre sí. Esta base de datos debe estar cargada en el software Access. Teniendo esto, es posible proceder a la creación de un formulario.

En este caso utilizaremos una base de datos de un almacén, el cual contiene información acerca de lo pedidos, los proveedores, productos,  clientes, entre otros. El formulario que se va a presentar a continuación pretende informar a los usuarios acerca de los pedidos que ha realizado cada cliente, y los  montos totales de cada pedido (aplicándole los respectivos descuentos del pedido en cuestión).

El primer paso es la creación del formulario a través de la barra de herramientas “Crear”, en la cual se encontrará una pestaña denominada “Asistente para formularios” en la sección Formularios. Esta opción nos permitirá crear el formulario paso a paso, de manera de garantizar la creación del formulario con la ayuda del software.

Con el asistente abierto se deben escoger las tablas que se utilizarán en el  formulario y también en el sub formulario adjunto. ¿Qué es un sub formulario?, es un formulario que presenta la información contenida en otra tabla diferente de la principal, y entre las cuales debe existir alguna relación.

En esta etapa se deben seleccionar las tablas, y junto con esto los atributos que se desean presentar en el formulario, en este caso serán; RUT_CLIENTE de la tabla Pedidos, y por otro lado, Id de Detalle, Id de Pedido, Id de Producto, Cantidad, Precio, Descuento, correspondientes a la tabla Detalle de Pedido. Luego pulsar Siguiente. La imagen a continuación muestra como debiese quedar la primera interfaz del “Asistente para formularios”

Automáticamente el programa  Access define y determina cual es la tabla principal, y cuál es la tabla que se utilizará para los sub formularios, si esto no fuese así, se debe cambiar la visión de los datos presionando la tabla que se desea definir como principal. Para el caso de ejemplo, la definición está correcta, y por lo tanto presionamos Siguiente para continuar con al asistente.

Lo siguiente es determinar la distribución de los datos del subformulario, es recomendable escoger la opción “Tabular” lo que significa expresar o mostrar los datos en forma de columnas. Y luego presionamos Siguiente.

Luego se escoge el tema por medio del cual se mostrará el formulario, en relación a los colores, tipos de letra; en general el formato del formulario en la “Vista Formulario”. Y Finalmente se procede a definir los nombres de cada formulario, así como también la opción de modificación del formulario luego de finalizar el “Asistente para formularios”.

En base a lo realizado el formulario que se obtiene es como el presentado a  continuación en la “Vista de Diseño”:

En base a lo anterior podemos modificar el formulario de manera que presente información más precisa y relevante para el análisis. Para esto, se realizara la creación de un nuevo cuadro de texto que presenta el total del pedido, y el total respectivo para cada cliente.

Primero se debe instalar un “cuadro de texto” de forma manual en la sección Detalle, y luego borrar o eliminar el cuadro que dice “Texto”. La característica principal de este cuadro de texto es que los datos que presente, serán obtenidos de acuerdo al contenido de la tabla Detalle de pedido, y el resultado se obtendrá de la siguiente forma: (Cantidad * Precio)- Descuento.

Para definir la forma de cálculo, se debe seleccionar la casilla denominada “Independiente” y luego aparecerá la “Hoja de propiedades”, en la pestaña “Datos”, existe un campo denominado “Origen de control”, si se presionan los puntos del extremo derecho, aparecerá una ventana denominada “Generador de expresiones”, acá se procederá a realizar la siguiente secuencia de comandos:

1.      En la casilla de texto poner  =,

2.      En el primer cuadro seleccionar Formularios – Formularios cargados – “Nombre del formulario Creado” – “Nombre de la tabla correspondiente al sub formulario creado anteriormente”,

3.      Seleccionar los datos del formulario que se van a computar, para obtener el resultado de “Total”, es decir; (Cantidad * Precio)- Descuento. Finalmente presionar Aceptar.

Para que se entienda claramente que es lo que expresa el cuadro de texto anterior, se agregará una Etiqueta, a la cual le pondremos “Total”.

Finalmente ir a la “Vista Formulario”, para poder apreciar el formulario creado con el cálculo realizado anteriormente para cada cliente.

Otras cosas que se pueden hacer con los formularios tienen relación con los datos que se presenten, por ejemplo se puede decir que solo se presenten los Rut que comiencen con 13 millones. También se pueden bloquear algunas celdas de datos de manera que los usuarios no puedan modificar estos datos, a no ser que ingresen a la base de datos misma a modificarlos. Estos temas quedan propuestos para futuros post, el cual se podría denominar “Edición de formularios Access”.

Los invito a revisar los siguientes Links para poder informarse acerca de cómo hacer formularios!

http://www.aulaclic.es/access2007/t_11_1.htm

http://gcfaprendelibre.org/microsoft-office-2007/access-2007/crear-usar-formularios/1
También puedes visitar los siguientes videos de Youtube
http://www.youtube.com/watch?v=DahgRYpdEQU
http://www.youtube.com/watch?v=hdvg8XQx-q8
http://www.youtube.com/watch?v=vLH2_pmrNG8

Autor: Carolina Vega Passteni

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¿Cómo combinar correspondencia con Word y Excel?

El tema a solucionar en este Post es “Cómo combinar correspondencia con Word y Excel”, pero, ¿Qué significa esto? cuando llegan los avisos o cartas de cobranza corrientemente estas contienen un texto estándar que señala los pasos a seguir para los deudores, y los tiempos que tiene para cumplir con sus obligaciones. Generalmente estas cartas tienen asociado un nombre y una dirección única que corresponde a los datos de cada deudor. Pero ¿Cómo lo hacen?, es muy fácil, existe una opción en Word que permite relacionar un documento o carta a una base de datos específica, de manera que no sea necesario escribir la misma carta muchas veces para poder enviar los documento correctos a los destinatarios incluidos en la base de datos. 

A continuación se presentarán los pasos a seguir para efectuar la combinación de una carta de invitación a una fiesta con una base de datos de los invitados respectivos.

Primero se debe contar con una base de datos que contenga diferentes tuplas de datos, por ejemplo con  nombres, teléfonos y direcciones. En el ejemplo a presentar esta base se denomina “BBDD Invitados”. Por otro lado es necesario  contar el documento que se enviara a los destinatarios. En este caso será una carta de invitación.

 1. Para comenzar es necesario abrir el documento Word, ya que desde este se hará la conexión con la base de datos mencionada anteriormente.  

2. Se debe hacer clic en la barra de herramientas en la pestaña “Correspondencia”, y luego se hace clic en la opción “Iniciar combinación de correspondencia”. Finalmente se debe escoger el tipo de documento o formato que desea combinar con la base de datos. Las opciones son cartas, mensajes, sobres, etiquetas, o un documento normal de Word. La diferencia entre estas opciones tiene relación con la visualización de cada documento o formato en la vista de Word. En este caso se tomará la opción de “Carta”.

 3. Al hacer clic aparentemente no sucede nada en especial, pero esto la realidad es que el programa se está preparando para realizar la combinación de correspondencia.

4. Luego se debe hacer clic en “Seleccionar los destinatarios”, con este paso se procederá a escoger la base de datos Excel con la que se debe hacer la correspondencia, y luego escoger la Hoja de cálculo en la que se encuentran los datos requeridos.

5. Luego de esto, nuevamente aparentemente no sucede nada pero es todo lo contrario, es ahora cuando realmente se obtiene la comunicación con la base de datos indicada. Para comprobar esto se puede apreciar que la barra de herramientas que antes estaba bloqueada, ahora se encuentra activa y disponible para su uso, tal como se muestra a continuación.

 6. Cabe mencionar que también se pueden editar los datos contenidos en la base de datos, para esto se debe hacer clic en la opción “Editar lista de destinatarios”, con esto aparecerá una venta que permite ordenar los datos de la base de datos, y seleccionar o deseleccionar aquellos que no se deseen utilizar.

Para este caso en particular utilizaremos todos los datos de la base de datos existente.

7. Ahora se debe seleccionar el orden de aparición de los datos, para esto se utilizaran las herramientas que se encuentran en el menú denominado “Escribir e insertar campos”, y partiremos con la opción “Bloque de direcciones”.

En esta opción nos permitirá insertar la dirección de cada invitado en la sección correspondiente de la carta. En este caso solo insertaremos la dirección del destinatario.

 Y luego aparecerá la siguiente frase en la carta tipo, «Bloque de dirección», esto significa que en este sitio se posicionara la información de la dirección registrada en la base de datos para cada invitado.

8. Ahora se procederá a incluir n la carta el saludo respectivo con el nombre de cada invitado, para esto se debe hacer clic en “Insertar línea de saludo”, mediante esta opción se define el inicio de la carta y la forma en que se referirá al invitado.

9. Finalmente al presionar aceptar se puede visualizar el formato en que resulta el saludo, y la ubicación de este, cabe señalar que esta posición puede ser corregida por el usuario en casos en que lo estime conveniente.

10. La ultima herramienta que se incluye en esta área es la de “Insertar campo combinado”, a partir de la cual se pueden ingresar otros datos en el documento o carta de manera aleatoria según lo requiera el caso, en este caso se agregará el teléfono de contacto de los invitados.

Con los cambios realizados hasta ahora la carta tiene la siguiente visualización;

 11. La opción de reglas es por si deseamos agregar reglas o excepciones relacionados con los datos de la base de datos, por ejemplo, si es mujer incluir teléfono de emergencia, u otras características que dependen del documento en cuestión, en este caso no existen excepciones asociadas.

 12. Por último para puede ver una vista previa de lo realizado, se debe presionar la opción “Vista previa de resultados”, con esto aparecerán de forma ordenada los documentos que se crearan a partir de los datos de la base de datos, y presionando las opciones de la vista previa se podrá avanzar en la visualización de las paginas que se generan con la combinación del documento Word y la base de datos Excel.

13. Finalmente si el usuario esta conforme con lo mostrado en la vista previa puede hacer clic en “Finalizar y combinar”, para hacer el cruce definitivo de los datos de Word y Excel. En esta herramientas se ofrecen tres funciones de finalización, la primera corresponde a la generación de documentos individuales en otro documento Word de manera de tener la opción de editarlos de forma manual si es necesario, la segunda opción es imprimir los documentos de forma directa, y la tercera implica enviar el mensaje vía correo electrónico a través de otro software de Office que es Outlook.

Para este caso se escoge la primera opción y se obtiene un documento con todas las invitaciones por separado.

Como se puede observar es un método muy sencillo y fácil de replicar. Y las utilidades son múltiples. Por lo tanto deben animarse a probar y combinar los software que nos ofrece Office.

Autor: Carolina Vega Passteni

Links de información:

http://temporaexcel.blogspot.com/2012/06/combinar-correspondencia-word-excel.html

http://www.gerencie.com/usar-una-lista-de-datos-de-excel-para-combinar-correspondencia-en-word-2007.html

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