Funcionamiento del “Formato de celda”, descripción y personalización de este mediante código

Excel nos permite aplicar distintos tipos de formato preestablecidos a las celdas, de modo que el contenido de éstas se muestre según se desee. Pero cuando ninguno de ellos nos parece adecuado, también nos brinda la opción de crear un formato personalizado mediante códigos.

Es posible aplicar formato al contenido de las celdas haciendo clic en el cuadro de diálogo “Formato de número” que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido en la sección número de la ficha Inicio.

O simplemente apretando las teclas ctrl 1, donde se abre una ventana donde se muestra un modelo de cómo quedará el contenido de la celda con la selección escogida.

Como se aprecia en la imagen anterior, los tipos de datos pueden ser los siguientes:

• General: Es el formato que utiliza Excel por defecto, y visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
• Número: Permite especificar el número de decimales, el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos mediante una serie de opciones.
• Moneda: Permite especificar el número de decimales, escoger el símbolo monetario como por ejemplo € y la forma de visualizar los números negativos.
• Contabilidad: Se diferencia del formato anterior en el sentido que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
• Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Permite escoger entre diferentes formatos de fecha.
• Hora: Contiene números que representan valores de horas. Permite escoger entre diferentes formatos de hora.
• Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %.
• Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
• Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Permite escoger el número de decimales.
• Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
• Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, entre otros.
• Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato.

Para crear un nuevo formato se debe seleccionar la categoría Personalizada, y luego, en el cuadro de texto Tipo, se debe escribir el código del formato que se desea crear. Un formato personalizado se compone de una serie de códigos. En específico, nos permite definir cuatro códigos dentro de la misma cadena de texto. Donde el primer código define el formato que tendrá el número de la celda si es positivo, el segundo, si el número es negativo, el tercero, si el número vale cero y el cuarto, si la celda contiene texto. Se debe separar cada uno de ellos mediante un punto y coma. Para entenderlo mejor veremos el siguiente ejemplo:

[Azul]Estándar;[Rojo]Estándar;[Negro]Estándar;[Verde]Estándar

La primera parte indica que los valores positivos serán de color verde, la segunda nos dice que los valores negativos serán de color rojo. El tercer código hará que los valores que sean cero tengan un color negro y el último hace que todas las celdas que sean de tipo texto deberán ser de color azul. La palabra Estándar indica que el número se mostrará en un formato estándar y solamente le será aplicado un color. Al utilizarlo se puede apreciar lo anterior:

A pesar de que es posible definir cuatro códigos para determinar un formato personalizado, esto no es obligatorio. Es decir, es posible omitir alguno de ellos, teniendo en consideración lo siguiente:

• Un solo código se aplicará para todos los valores, es decir, positivo, negativo, cero y texto.
• Al especificar dos códigos, el primero será aplicado para los valores positivos, ceros y texto, mientras que el segundo se aplicará para los valores negativos.
• Al especificar tres códigos, el primero se aplicará para los valores positivos y el texto, el segundo para los negativos y el tercero para los ceros.

Existen diferentes códigos de formato, que son los que nos permiten definir los formatos personalizados. Ellos son:

#	Representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
?	Deja el espacio para los caracteres especificados
0	Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato
.	Despliega un punto decimal
%	Despliega el símbolo de porcentaje
,	Despliega el separador de miles
E+ e+ E- e-	Despliega la notación científica
+ – / () : $	Se muestra este carácter
\carácter	Despliega el carácter especificado
*	Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna
_	Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter
“texto”	Despliega el texto dentro de las dobles comillas
@	Representa un texto
[color]	Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
[COLOR n]	Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un número entre 0 y 56.
m	Muestra el mes como número sin ceros (1-12).
mm	Muestra el mes como número con ceros (01-12).
mmm	Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).
mmmm	Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).
mmmmm	Muestra la inicial del mes (E, F).
d	Muestra el día como número sin ceros (1-31).
dd	Muestra el día como número con ceros (01-31).
ddd	Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).
dddd	Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).
yy o yyyy	Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).
h o hh	Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).
m o mm	Muestra los minutos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).
s o ss	Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).
AM/PM	Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.

En el primer ejemplo fue utilizado el código [color], ahora se mostrará un ejemplo para el primer código y otro en el que se combinen diferentes códigos.

• Código #

Cada aparición de este código después del punto decimal significará un solo decimal, mientras que su aparición antes de este punto será interpretado como un número de cualquier cantidad de dígitos. Podemos ver esto mediante diferentes formatos utilizando este código:

• €#.##[Azul];(0.00€)[Rojo];"Cero";""

Es posible ver que este formato tiene cuatro secciones separadas por un punto y coma. La primera nos indica que los números positivos se escriben en verde, llevan el signo euro delante y se muestran dos decimales. La segunda parte nos indica que los números negativos se escriben en rojo, con el signo euro detrás y entre paréntesis, con dos decimales siempre. Los valores cero se sustituyen por la palabra cero, y el último argumento indica que si en la celda hay texto, éste desaparecerá.

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Orden y proceso para construir una base de datos estable

Las bases de datos en la actualidad son una importante herramienta que usan las empresas para manejar información. Entre las consideraciones al momento de crear una de estas debemos tomar en cuenta los siguiente:

· Tamaño de la información.

· Tipo de información.

· Rapidez en su acceso.

· Facilidad de acceso.

· Facilidad para conseguir la información deseada (datos).

· Seguridad en el manejo de datos.

Para la etapa de construcción es importante definir algunos aspectos relevantes, estos son:

· Almacenamiento de la información: Decidir que información es relevante y cual no, ya que sobrecargar la base con datos irrelevantes las vuelve lentas e ineficientes.

· Uso de tablas temporales: Como el diseño no es perfecto a la primera, tablas temporales son necesarias para incluir algunos datos que se pudieran considerar importantes, y sino, se desechan.

· Criterios para la creación de índices: Cuando un atributo de una tabla es muy utilizado, es preferible tener este indexado para que su acceso sea más rápido y expedito (siendo este o no un atributo clave).

· Independencia de los datos: Definir claramente la línea del negocio y la forma de almacenamiento de datos.

· Crecimiento: A mayor ingreso de datos, más lentas se vuelven, por lo que hay que verificar si los datos que se almacenan son relevantes o si falta algo importante.

· Capacidad de auditoría: Debe facilitar el proceso de auditoría.

· Desempeño: La agilidad, oportunidad y rapidez con la que se acceden a los datos, es clave al momento de considerar una base de datos idonea para el negocio.

Normalización

Es un proceso que busca perfeccionar el MER (modelo entidad relación) creado con la finalidad de busca un manejo óptimo de las dependencias que se determinan entre las distintas tablas que contiene la base de datos.

Esto es una fuerte herramienta para los diseñadores de bases de datos ya que les otorga:

· Análisis del MER basado en las dependencias funcionales entre las distintas claves y sus correspondientes atributos.

· Distintas pruebas de formas normales (FN) con la finalidad de “normalizar” la base de datos hasta el grado deseado (3 grados).

Primera Forma Normal (1FN)

Se dice q una relación es 1FN cuando dicha relación no posee atributos no atómicos ni relaciones anidadas (atributo no atómico es aquel que puede contener más de un elemento, por ejemplo un mail à una persona puede tener uno o más mail como contacto)

Id_Persona	Nombre	Mail
15123432-k	Juan Pérez	J.perez@gmail.com; juan.p@hotmail.com
12455234-1	María González	mgonzalez@fen.uchile.cl

No es 1FN

Id_Persona	Nombre	Mail
15123432-k	Juan Pérez	J.perez@gmail.com;
15123432-k	Juan Pérez	juan.p@hotmail.com
12455234-1	María González	mgonzalez@fen.uchile.cl

Es 1FN

La solución en este caso fue repetir la tupla para cada uno de los valores del atributo no atómico.

Segunda Forma Normal (2FN)

Se dice q una relación es 2FN cuando:

• Es 1FN.

• Ningún atributo no clave depende funcionalmente de la clave primaria

Sea la relación R(A, B, C, D)

A -> D B-> C (con A obtengo D y con B obtengo C) No está en 2FN

Solución:

R1(A, B, C) R2(A, D) Si es 2FN

En este caso con A y B obtengo C y con A obtengo D (con las claves puedo obtener todos los demás atributos.

Tercera Forma Normal (3FN)

Una relación es 3FN cuando:

· Es 2FN.

· Nohay un atributo no clave determinado funcionalmente por otro atributo no clave.

Sea la relación R(A, B, C)

A -> B A -> C B -> C (esto no debiera pasar, por lo que no es 3FN)

Solución:

R1(A, B) R2(B, C)

Hacemos clave el atributo que determinaba al otro atributo para que quede en 3FN.

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Access en Mac: Semejanzas y Diferencias

Hoy en día, el uso de las bases de datos es de suma importancia dentro de las organizaciones a que permiten un mejor manejo de la información. Un sistema que es utilizado para esto, es Access, el cual permite gestionar bases de datos en los sistemas operativos de Microsoft Windows. Este sistema permite la creación de tablas, relaciones, consultas, formularios e informes.

Hoy en día, además de Microsoft Windows, existen las computadoras Mac, que están siendo muy utilizadas a nivel mundial. Tanto ha sido su auge que incluso se ha creado un Office exclusivamente para este tipo de computadoras. Sin embargo este paquete sólo incluye Word, Excel, Power Point y Outlook. Entonces cómo se pueden crear bases de datos en Mac?

Existen algunas alternativas para poder gestionar bases de datos en Mac. Dentro de ellas podemos encontrar software tales como Boot Camp o  Máquina Virtual que permiten ejecutar sistemas operativos tales como Windows. En estos casos, si queremos utilizar access, éste será el mismo que utilizamos siempre, que viene incluido en el Office de Windows. Eso sí que en el primer caso (Boot Camp) tenemos que elegir si queremos ejecutar el sistema actual de la computadora o un sistema alternativo, ya que no se pueden correr ambos sistemas al mismo tiempo.

Ahora, si no queremos utilizar sistemas alternativos dentro de nuestra computadora Mac, se puede utilizar software que permiten crear Bases de Datos. Uno que es muy utilizado es FileMaker que resulta muy fácil de utilizar y es el que compararemos con el Access que utilizamos en Windows. En el siguiente video se pude ver de forma rápida cómo funciona a grandes rasgos FileMaker.

FileMaker es muy útil dentro de las organizaciones ya que permite crear interfaces personalizadas adecuadas a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, dentro de la base se puede agregar el logo de la empresa, entre otras cosas haciendo que la apariencia de la base sea la que se desea. La principal diferencia  con Access, es que FileMaker puede ser utilizado bajo cualquier sistema operativo, permitiendo que una persona que trabaja con Mac, pueda compartir fácilmente datos con una persona que está utilizando Windows. Esto no sucede con Access, ya que como se mencionó anteriormente, este no está disponible para Mac, por lo tanto es más tedioso poder compartir datos entre ambos sistemas ya que primero hay que transformar la base de Access para después poder leerla en Mac.

Otra diferencia es que en Filemaker podemos encontrar muchas más plantillas de Bases que en Access, esto lo podemos en la siguiente imagen:

Aquí podemos ver que en FileMaker, las plantillas aparecen categorisadas en Educación, Negocios, etc. dentro de los cuales encontramos distintas plantillas relacionadas con clientes, proveedores, entre otras.

En Access es un poco más reducido el número de plantillas que se pueden utilizar, incluso la interfaz es muy diferente a la que presenta FileMaker.

Otra diferencia que se presenta es en las consultas, ya que en Access uno puede generar diferentes consultas y estas como resultado me arrojan tablas, mientras que en FileMaker se realizan de forma diferente a través de un modo buscar.

Con respecto a las similitudes, el relleno de las tablas se hace de forma casi igual ya que aparecen en las columnas los conceptos con los cuales debo rellenar el resto de la base, ya sea por ejemplo el rut, nombre, dirección, etc., esto se aprecia en las siguientes imágenes:

Otra similitud es que en ambos software se pueden importar bases de datos, por ejemplo, de Excel. Ambos utilizan un modelo relacional de datos, es decir, puedo combinar información que se encuentre en dos tablas o plantillas distintas, por ejemplo puedo unir productos con un cliente determinado.

También se pueden editar y crear  formularios, adecuarlos a las necesidades de la empresa. Como se mencionó anteriormente, ambos programas cuentan con una serie de plantillas que facilitan el trabajo de las personas que las utilizan, me permiten almacenar una variedad de información y mantenerla ordenada y disponible cuando sea necesario.

Sin duda que ambos software son muy útiles en cuanto a la gestión de bases de datos, si bien la mayoría está acostumbrado a utilizar Access, creo que FileMaker también resultaría muy útil ya que permite que incluso se puedan compartir datos entre computadores con distintos sistemas operativo.

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Como Activar y Gestionar Complementos en Excel

Los complementos proporcionan comandos y funciones especiales que no vienen predeterminadas en Excel, por lo que es necesario instalarlos y activarlos antes de usar. Algunos Complementos vienen precargados, como por ejemplo Solver y Herramientas para análisis. Sin embargo, es posible descargar más complementos para soluciones específicas requeridas por el usuario desde la web de office, o inclusive con mayores conocimientos programáticos puedes crear tus propios complementos.

Para instalar y activar un complemento en Excel, debemos ir al menú de Archivo, y seleccionar “Opciones”

Luego nos aparecerá una ventana externa, donde al seleccionar “Complementos” podremos ver algo como lo siguiente:

Aquí es donde activamos y administramos todos los complementos de Office, sin embargo lo que a nosotros nos interesan, son los complementos específicos de Excel, así que debemos ir a “Administrar complementos de Excel” (Seleccionado con amarillo en la imagen anterior).

Podremos ver un cuadro como éste:

Donde se muestran todos los complementos instalados, y para activar uno, sólo es necesario seleccionar el Box de la izquierda. Esto lo profundizaremos luego.

Para instalar un complemento no disponible en Excel, en el mismo cuadro de complementos, debemos ir a “Examinar…” y buscar la ubicación donde tenemos almacenado el complemento que descargamos previamente. Es posible que dicho complemento requiera de un paquete de instalación, en ese caso deberá descargar dicho paquete en el equipo y luego ejecutarlo previamente a realizar estos pasos. Al agregar un complemento es posible que este no funcione de inmediato y requiera reiniciar Excel antes de utilizarlo.

Volviendo a la activación de complementos, al seleccionar el complemento y aceptar, podremos visualizarlo en la pestaña de “Datos” o si es un complemento descargado, es probable que quede en una pestaña de “Complementos” en la cinta de tareas. En este caso activamos “Herramientas para análisis, así que podremos verlo a continuación:

Para desactivar un complemento, volvemos a Archivos, Opciones, Administrar complementos de Excel, y desactivamos el Box de la izquierda, para algunos complementos deberá reiniciar Excel para que el complemento no aparezca en la cinta de opciones.

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Métodos de control y seguridad en Excel

Excel es probablemente uno de los programas más utilizados de office, debido a su versatilidad y la gran cantidad de funciones que posee, sin embargo al ser tan usado existen una serie de medidas que nos permiten proteger y controlar la información con la que estamos trabajando, la idea ahora es ver algunas de estas medidas.

La primera es  proteger celdas  para que cuando una tercera persona ea nuestra hoja y quiera agregar información, lo haga siguiendo el formato que ya hemos establecido, la forma más simple de proteger o bloquear cierto contenido es:

Primero seleccionar las celdas que queremos que sea posible editar 

Selección de las celdas en las que se permiten cambios

Luego vamos a formato en la barra de herramientas y seleccionamos la opción bloquear celda, en Excel por defecto las celdas ya vienen bloqueadas, por lo que deseleccionamos esa opción, para luego bloquear solo las celdas que nos interesa no sean modificadas

Luego para que solo se editen las celdas a las que permitimos el acceso vamos al mismo menú, pero seleccionamos la opción proteger hoja, al hacer esto las celdas que no están seleccionadas quedan automáticamente bloqueadas permitiendo solo la edición de las celdas que previamente hemos autorizado.

Aquí podemos escribir una contraseña que serán necesarias para modificaciones posteriores que queramos hacer en el documento.

Al igual que las celdas, los libros también se pueden proteger, vamos a ver como se protegen los libros, para esto vamos al comando proteger libro en el ítem revisar de la barra de herramientas:

Otra medida muy útil a la hora de regular la información que hay en nuestra planilla es el control de cambios, este permite dejar registrado quien y que cambios se realizaron en nuestra hoja, por lo que es muy útil en planillas que son utilizadas por varias personas.

Para poder controlar los cambios realizados vamos al comando control de cambios que se encuentra en el ítem Revisar:

Control de cambios

Una vez aquí podemos elegir de que forma queremos controlar los cambios, existen varias opciones como cuándo, quién y dónde:

-          Cuándo:

o   Desde la última vez que se guardó

o   Todos

o   Sin revisar

o   Desde la fecha…

-          Quién

o   Todos

o   Todos excepto yo

-          Dónde: aquí se seleccionan las celdas en las que queremos registrar el control de cambio en caso de que no queramos aplicarlo a todo el documento

En este mismo cuadro de mando podemos seleccionar si queremos que los cambios se registren en la misma hoja o en  una hoja diferente

Cambios registrados en la misma página

Cambios registrados en una hoja diferente

Otra alternativa de esta función es que podemos aceptar o rechazar los cambios realizados en nuestra planilla, para esto vamos al mismo ítem de control de cambios, pero seleccionamos Aceptar o rechazar cambios aquí podemos escoger que cambios aceptar y que cambios rechazar

Ahora si lo que queremos es poner contraseña a un documento lo que debemos hacer es seleccionar Preparar en el botón de office, y ahí seleccionar cifrar documento, luego de esto Excel nos pedirá una contraseña y la confirmación de ésta, así la próxima vez que queramos abrir este documento deberemos introducir la contraseña antes de que el programa nos muestre la información contenida.

Estas son solo algunas de las medidas de control y seguridad presentes en Excel, el cual ofrece una gran cantidad de opciones para proteger los documentos en los que trabajamos.

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Documento Compartido y Control de Cambios

¿Para qué sirve un documento compartido?

Un documento compartido te entrega la opción de trabajar en un archivo junto con las personas que tú deseas.

Ventajas de utilizar documento compartido

Es útil cuando se está haciendo un trabajo y no todos están en el mismo lugar físicamente. Todas las personas que tengan acceso al archivo y dependiendo del permiso que tengan, podrán realizar diversas tareas como por ejemplo: leer solamente, escribir comentarios, hacer cambios en las celdas, entre otras.

Desventajas de utilizar documento compartido

Al tener un documento compartido, hay funciones del Excel  que quedan inhabilitadas.

¿De qué manera se puedo compartir un documento sin que se desactiven las funciones del Excel?

Un método muy utilizado y recomendado es utilizar carpetas compartidas.

¿En qué parte del Excel encuentro el ícono de Documentos compartidos?

¿Dónde se comparte el documento?

Para que otras personas puedan acceder a tu archivo, es necesario que lo compartas en una misma ubicación de red, es decir, todos tienen que estar con la misma conexión de internet. De esa forma, una persona te puede buscar con el nombre de tu computador y puede acceder a tu carpeta compartida.

Carpeta compartida

Puedes crear una carpeta compartida, en donde puedes almacenar los archivos que otras personas desees que vean.

Otras personas que conozcan el nombre de tu computador y esté dentro de la misma red, pueden ver lo que tienes en la carpeta y si no tomas las debidas precauciones, pueden modificar el contenido de la carpeta.

¿Todos tienen acceso?

Como se mencionó antes, todas las personas que conozcan el nombre de tu computador y están en la misma red, como por ejemplo se encuentren en la FEN, tendrán acceso a tus documentos.

¿Qué puedo hacer si una persona “x” encontró el nombre de mi computador, ingresa a mi carpeta compartida y modifica los archivos que hay en ella?

Al momento de crear una carpeta compartida te entregan las opciones de permisos. Hay tres opciones:

• ·         Las personas que visiten tu carpeta pueden tener control total de esta
• ·         Las personas solo pueden hacer cambios
• ·         Las personas solo tienen permiso para leer

¿Cuántas personas pueden ver mis archivos?

Cuando creas la carpeta, tú puedes agregar las personas que desees que vean tus documentos. Al momento de agregarlas le puedes otorgar los permisos pertinentes.

No hay un límite de personas, pero es importante que sepas que otras personas pueden encontrarte y visitar tu carpeta. Es por eso que no debes olvidar los permisos.

Ahora bien, volviendo al documento compartido, este te da la opción de poner una contraseña al libro, la cual se la puedes entregar a las personas que quieres que realicen cambios u otras tareas. De esta forma, puedes prevenir que un extraño realice modificaciones a tu archivo.

¿Cómo voy a saber quién está modificando el libro?

Excel te entrega la opción de poner tu nombre para que sepan que tú eres el autor de los comentarios.

Si las personas que tienen acceso modifican el archivo ¿Puedo saber qué cambios realizaron?

Sí, esto es debido a que Excel te entrega otra herramienta, en donde puedes ver todo lo que se hizo, se está haciendo  en el libro que compartiste.

Esta herramienta es la de Control de Cambios.

Todos los cambios se graban en un historial. Ahí tienes el detalle de quién hizo la modificación, cuándo se hizo y qué modificó. Tú puedes aceptar o rechazar el cambio realizado.

En el libro las casillas que fueron modificadas estarán marcadas con otro color, de esta forma facilita saber quién hizo los comentarios.

Es importante que las personas que tendrán acceso al libro tengan los permisos correspondientes. Porque puede pasar que alguien realice cambios y tú no querías. Te puedes preguntar, qué pasó. Lo más seguro es que no hayas establecido los permisos.

¿Es aplicable en las empresas?

Estas herramientas (carpeta compartida, documento compartido, control de cambios) son totalmente aplicables. Por ejemplo:

• Tu jefe quiere revisar el trabajo que estás haciendo. Le interesa ver los avances. Al tener una carpeta compartida tu jefe puede ir revisando en el momento que desee lo que estás haciendo. Sin la necesidad de pedirte que se lo mandes por correo o se lo lleves a su oficina en un pendrive.

    Él puede escribir los comentarios de manera simultánea y tú puedes hacer los cambios    correspondientes.

• Te asignaron en un grupo para que realicen un proyecto. Todos se encuentran en pisos distintos. Y para realizar tu parte necesitas la información de tus otros compañeros y viceversa ¿Cómo lo haces? Aplicando carpeta compartida, en ella puedes poner todo lo que desees que otras personas puedan ver. De esta forma no hace falta que el grupo esté en la misma oficina. Si no que cada uno puede estar en su oficina trabajando en el proyecto y en otras responsabilidades.

•            Estás reemplazando a una persona.  Lo ideal es que continúes con el trabajo realizado por tu colega y cuando el regrese pueda ver lo que hiciste y el pueda continuar. Para esto es útil tener documentos compartidos, porque de esa manera podrás trabajar en el mismo documento de tu colega y puedes hacer modificaciones o tomar datos para otros trabajos.

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