Tipos de Combinación (Relaciones)

Relaciones en Microsoft Access.

Muchas veces nos encontramos con que una de nuestras tablas creadas en Microsoft Access comparte información con otra tabla, para esto podemos crear una combinación entre aquellas tablas, através de las “relaciones” que dispone Microsoft Access, con las cuales podemos obtener la información de una tabla que esta vinculada con otra. Esto se puede dar de 3 diferentes formas, uno a uno, uno a varios, o varios a varios. De esta manera lograremos un mejor diseño de la base de datos eliminando redundancia de de ellos.

Antes de mostrar cómo crear relaciones debemos conocer en qué consiste cada uno de los 3 tipos mencionados.

Relación uno a uno.

Este tipo de relación se da cuando una tabla “a” posee un atributo que solo tiene vínculo con uno de la tabla “b”, y esta tabla “b” solo uno con la tabla “a”. Las relaciones 1 a 1 son las más atípicas ya que en general datos organizados así se guardan en una sola tabla. Es útil para dividir una tabla que posee muchos campos o para separar información por seguridad. Estas relaciones se forman cuando ambos campos relacionados son claves principales o son únicos en sus tablas.

Relación uno a varios.

Este tipo de relación se da cuando un registro de la tabla “a” se relaciona de manera múltiple con los de la tabla “b”. Esto sucederá si el campo vinculado de la tabla “a” es clave principal y el vinculado de la tabla “b” no.

Relación varios a varios.

Este tipo de relación se da cuando una tabla “a” posee mas de una información vinculada con una tabla b, y, análogamente, la tabla b puede tener mas de una información vinculada la tabla “a”. En otras palabras es cuando muchos campos de una tabla pueden vincularse con varios de la otra. Estas relaciones deben transformarse en dos relaciones uno a varios para lo cual se debe originar una tercera tabla que tendrá que tener como clave principal dos campos que harán referencia a las claves principales de las otras dos tablas.

Creación de Relaciones Access 2007

Las Relaciones se nos hacen muy provechosas ya que pueden ser usadas automáticamente en nuevos informes, facilitan la generación de formularios e informes y permiten un cierto grado de seguridad en operaciones de actualización. En Access podemos crear relaciones tanto localizadas como generales, dependiendo el tipo de combinación que uno desee crear.

Originadas ya las tablas podemos empezar a crear una relación en Access. Primero debemos acceder a la ventana relaciones, y dar clic en el botón relaciones, esta se encuentra en la pestaña “herramienta de bases de datos”

Se abrirá el cuadro “mostrar tabla”, luego hay que elegir la tabla que pertenece a la relación haciendo clic sobre ella y luego clic en agregar como muestra la figura 2, repetir esta operación hasta que se obtengan todas las tablas que se desea crear.

A continuación aparece una ventana con las tablas añadidas.



Ahora al crear la relación debemos ir al campo que deseamos relacionar (código), y dar clic izquierdo, arrastrarlo al otro campo con el que se desea relacionar la otra tabla, cuando se suelte el botón aparecerá el cuadro “modificar relaciones”.

En la parte superior aparecerán los nombres de las dos tablas relacionadas (Cliente y Pedidos)

Abajo aparece que tipo de relación deseamos crear, que puede ser de 3 tipos, (uno a uno, uno a varios, o varios a varios), luego antes de terminar puedes activar las casillas de “exigir actividad referencial” y “eliminar en cascada los registros seleccionados”

Luego se da clic en crear y la relación ya se a llevado a cabo.

Finalmente dejamos un video donde se explica de una forma mas dinámica y muestra ejemplos de otras relaciones (uno a varios).

http://www.youtube.com/watch?v=oKOtDvv62Hc

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Macros para Access 2

Las macros nos permiten facilitar tareas que hacemos de forma recurrente, estas tareas pueden ser simples, como entregar formularios, modificar registros y otras actividades mas, estas fueron presentadas en el articulo introductorio.

Ahora se presentara una herramienta un poco mas compleja dentro de lo que son las macros, la cual no permite entregar condiciones a ciertos eventos, esto junto a un ejemplo que permitirá entender la utilidad de generar macros condicionadas.

Para este ejemplo se utilizara una base de datos con formularios ya creados, el cual en torno a una condicion al ejecutar la macro puede entregar una acción requerida.

Presentación de la Macro Condicional

Para generar una macro condicional se debe poner la opción crear macro dentro de la pestaña insertar, esto despliega la siguiente ventana:

Como se puede ver, esta herramienta es similar a la función SI de Excel, en la cual se pone una expresión condicional que al cumplirse ejecuta una acción, la diferencia esta que si no se cumple la condición no realiza otra acción.

La condición puede insertarse manualmente o podemos utilizar el generador de expresiones. El generador de expresiones nos permite buscar las funciones de Excel en Access .


Agregar Si no nos sirve para ejecutar acciones si no queremos que esa condición se cumpla, mientras que Agregar O si, tal como indica el nombre, permite que en caso de que alguna de las condiciones ingresadas se cumpla la macro entregara el resultado positivo.
En el campo Agregar nueva acción se debe poner la acción que se ejecuta si la condición se cumple.

Ejemplo para aplicación de Macros condicionales.

Lo principal al generar una macro condicional es saber lo que queremos lograr, de esta forma tendremos claro que expresión dejamos como condición y las acciones que suceden si esta condición se cumple o no.
Para nuestro ejemplo contamos con una base que nos entrega información respecto al ferrocarril subterráneo Metro, en el cual queremos generar un cambio si un conductor conduce mas de 3 tipos de metros al rango de experimentado y si es igual o menor a 3 al rango normal en la tabla de los conductores, esto queda de la siguiente manera:


Se debe tener en cuenta que se genero una consulta y de esta un formulario, que es de donde se saca la información para ver la cantidad de trenes que conducen.
En la condición se llena un registro con la expresión dentro de la tabla que se desea remplazar.
Algunas consideraciones a tener en cuenta son que las condiciones pueden utilizas tanto “Y” como “O”, por lo cual se pueden formar condiciones mucho mas complejas, otro punto es recordar de tener la opción “MOSTAR TODAS” seleccionada o algunas acciones no estarán visibles.

Utilidad de Macros Condicionales

Las macros condicionales apoyan la optimización de procesos y permiten optener mejores resultados en situaciones donde se necesitan generar cambios en base a ciertas condiciones especificas.

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Herramienta Tabla, la aplicación con la que puedes ordenar la información.

CREAR O ELIMINAR TABLA DE EXCEL, EXCEL 2007
En muchas ocasiones las personas deben trabajar con un conjunto de datos para extraer información y/o hacer análisis, pero el proceso se vuelve tedioso o las personas no saben cómo trabajar con los datos y ordenarlos.

Es por esto que Microsoft Office Excel ha desarrollado la Herramienta Tabla, donde propone que “Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla”. La idea de la tabla es poder filtrar un conjunto de datos según los requerimientos que el usuario necesita.
Las tablas tienen diferentes características y funciones para tener una mejor comprensión de la información.

En este artículo se verán tres puntos importantes de las tablas, la creación de tablas, cómo dar formato personalizado a las tablas, como convertirla en un rango normal a la vez que conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado y por último como poder eliminar una tabla.

" COMO CREAR UNA TABLA "

Para la creación de las tablas existen dos métodos. el primero consiste en insertar directamente una tabla y llenarla con datos, o bien, poseer un conjunto de datos y darles formato de tabla, ambas opciones de asignarles características personalizadas a la tabla.

Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

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Pestaña de Busqueda en Access ¿Para que Sirve?

Este post tiene como finalidad explicar la utilidad de la pestaña de "Busqueda" presente en Microsoft Access. La mayoría de la personas no sabe ocupar de forma adecuada esta herramienta y solo están familiarizados con la pestaña "General" en la cual se le entrega el formato a los datos ingresados en las tablas. Es por esto que a través de una serie de pasos relativamente sencillos intentare explicar en que consiste esta función.

Muchas veces cuando se necesitan llenar datos en un formulario queremos restringir el hecho de que los usuarios puedan escribir o llenar los recuadros con aquello que estimen conveniente, sino que deseamos que estos escojan entre ciertas opciones que ya están predeterminadas. Por ejemplo, si tenemos un formulario con un campo denominado "Sexo" queremos que solo existan 2 opciones "Hombre" y " Mujer" y que las personas esten obligadas a escoger uno de estos 2 y no puedan inventar otro nombre para llenar el campo. Para resolver este tipo de problemas es que surge la herramienta busqueda, es decir, para poder colocar ciertas restricciones en el llenado de los campos.

Veamos que características tiene la pestaña de busqueda (Vamos a analizar solo aquellas de carácter fundamental):

Para poder acceder a las opciones de la pestaña busqueda necesitamos haber creado primero una tabla cualquiera con sus campos respectivos e indicando los tipos de campo. Luego al posicionarse sobre algun tipo de campo del tipo texto vamos a ver inmediatamente que la pestaña busqueda pasa a contener información (En este caso nos posicionamos en el campo "Ciudad" de una tabla cualquiera denominada "Clientes"). En la imagen de más abajo se muestra con mayor claridad lo expuesto anteriormente:

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