Access en Mac: Semejanzas y Diferencias

Hoy en día, el uso de las bases de datos es de suma importancia dentro de las organizaciones a que permiten un mejor manejo de la información. Un sistema que es utilizado para esto, es Access, el cual permite gestionar bases de datos en los sistemas operativos de Microsoft Windows. Este sistema permite la creación de tablas, relaciones, consultas, formularios e informes.

Hoy en día, además de Microsoft Windows, existen las computadoras Mac, que están siendo muy utilizadas a nivel mundial. Tanto ha sido su auge que incluso se ha creado un Office exclusivamente para este tipo de computadoras. Sin embargo este paquete sólo incluye Word, Excel, Power Point y Outlook. Entonces cómo se pueden crear bases de datos en Mac?

Existen algunas alternativas para poder gestionar bases de datos en Mac. Dentro de ellas podemos encontrar software tales como Boot Camp o  Máquina Virtual que permiten ejecutar sistemas operativos tales como Windows. En estos casos, si queremos utilizar access, éste será el mismo que utilizamos siempre, que viene incluido en el Office de Windows. Eso sí que en el primer caso (Boot Camp) tenemos que elegir si queremos ejecutar el sistema actual de la computadora o un sistema alternativo, ya que no se pueden correr ambos sistemas al mismo tiempo.

Ahora, si no queremos utilizar sistemas alternativos dentro de nuestra computadora Mac, se puede utilizar software que permiten crear Bases de Datos. Uno que es muy utilizado es FileMaker que resulta muy fácil de utilizar y es el que compararemos con el Access que utilizamos en Windows. En el siguiente video se pude ver de forma rápida cómo funciona a grandes rasgos FileMaker.

FileMaker es muy útil dentro de las organizaciones ya que permite crear interfaces personalizadas adecuadas a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, dentro de la base se puede agregar el logo de la empresa, entre otras cosas haciendo que la apariencia de la base sea la que se desea. La principal diferencia  con Access, es que FileMaker puede ser utilizado bajo cualquier sistema operativo, permitiendo que una persona que trabaja con Mac, pueda compartir fácilmente datos con una persona que está utilizando Windows. Esto no sucede con Access, ya que como se mencionó anteriormente, este no está disponible para Mac, por lo tanto es más tedioso poder compartir datos entre ambos sistemas ya que primero hay que transformar la base de Access para después poder leerla en Mac.

Otra diferencia es que en Filemaker podemos encontrar muchas más plantillas de Bases que en Access, esto lo podemos en la siguiente imagen:

Aquí podemos ver que en FileMaker, las plantillas aparecen categorisadas en Educación, Negocios, etc. dentro de los cuales encontramos distintas plantillas relacionadas con clientes, proveedores, entre otras.

En Access es un poco más reducido el número de plantillas que se pueden utilizar, incluso la interfaz es muy diferente a la que presenta FileMaker.

Otra diferencia que se presenta es en las consultas, ya que en Access uno puede generar diferentes consultas y estas como resultado me arrojan tablas, mientras que en FileMaker se realizan de forma diferente a través de un modo buscar.

Con respecto a las similitudes, el relleno de las tablas se hace de forma casi igual ya que aparecen en las columnas los conceptos con los cuales debo rellenar el resto de la base, ya sea por ejemplo el rut, nombre, dirección, etc., esto se aprecia en las siguientes imágenes:

Otra similitud es que en ambos software se pueden importar bases de datos, por ejemplo, de Excel. Ambos utilizan un modelo relacional de datos, es decir, puedo combinar información que se encuentre en dos tablas o plantillas distintas, por ejemplo puedo unir productos con un cliente determinado.

También se pueden editar y crear  formularios, adecuarlos a las necesidades de la empresa. Como se mencionó anteriormente, ambos programas cuentan con una serie de plantillas que facilitan el trabajo de las personas que las utilizan, me permiten almacenar una variedad de información y mantenerla ordenada y disponible cuando sea necesario.

Sin duda que ambos software son muy útiles en cuanto a la gestión de bases de datos, si bien la mayoría está acostumbrado a utilizar Access, creo que FileMaker también resultaría muy útil ya que permite que incluso se puedan compartir datos entre computadores con distintos sistemas operativo.

Leer más...

Como Activar y Gestionar Complementos en Excel

Los complementos proporcionan comandos y funciones especiales que no vienen predeterminadas en Excel, por lo que es necesario instalarlos y activarlos antes de usar. Algunos Complementos vienen precargados, como por ejemplo Solver y Herramientas para análisis. Sin embargo, es posible descargar más complementos para soluciones específicas requeridas por el usuario desde la web de office, o inclusive con mayores conocimientos programáticos puedes crear tus propios complementos.

Para instalar y activar un complemento en Excel, debemos ir al menú de Archivo, y seleccionar “Opciones”

Luego nos aparecerá una ventana externa, donde al seleccionar “Complementos” podremos ver algo como lo siguiente:

Aquí es donde activamos y administramos todos los complementos de Office, sin embargo lo que a nosotros nos interesan, son los complementos específicos de Excel, así que debemos ir a “Administrar complementos de Excel” (Seleccionado con amarillo en la imagen anterior).

Podremos ver un cuadro como éste:

Donde se muestran todos los complementos instalados, y para activar uno, sólo es necesario seleccionar el Box de la izquierda. Esto lo profundizaremos luego.

Para instalar un complemento no disponible en Excel, en el mismo cuadro de complementos, debemos ir a “Examinar…” y buscar la ubicación donde tenemos almacenado el complemento que descargamos previamente. Es posible que dicho complemento requiera de un paquete de instalación, en ese caso deberá descargar dicho paquete en el equipo y luego ejecutarlo previamente a realizar estos pasos. Al agregar un complemento es posible que este no funcione de inmediato y requiera reiniciar Excel antes de utilizarlo.

Volviendo a la activación de complementos, al seleccionar el complemento y aceptar, podremos visualizarlo en la pestaña de “Datos” o si es un complemento descargado, es probable que quede en una pestaña de “Complementos” en la cinta de tareas. En este caso activamos “Herramientas para análisis, así que podremos verlo a continuación:

Para desactivar un complemento, volvemos a Archivos, Opciones, Administrar complementos de Excel, y desactivamos el Box de la izquierda, para algunos complementos deberá reiniciar Excel para que el complemento no aparezca en la cinta de opciones.

Leer más...

Métodos de control y seguridad en Excel

Excel es probablemente uno de los programas más utilizados de office, debido a su versatilidad y la gran cantidad de funciones que posee, sin embargo al ser tan usado existen una serie de medidas que nos permiten proteger y controlar la información con la que estamos trabajando, la idea ahora es ver algunas de estas medidas.

La primera es  proteger celdas  para que cuando una tercera persona ea nuestra hoja y quiera agregar información, lo haga siguiendo el formato que ya hemos establecido, la forma más simple de proteger o bloquear cierto contenido es:

Primero seleccionar las celdas que queremos que sea posible editar 

Selección de las celdas en las que se permiten cambios

Luego vamos a formato en la barra de herramientas y seleccionamos la opción bloquear celda, en Excel por defecto las celdas ya vienen bloqueadas, por lo que deseleccionamos esa opción, para luego bloquear solo las celdas que nos interesa no sean modificadas

Luego para que solo se editen las celdas a las que permitimos el acceso vamos al mismo menú, pero seleccionamos la opción proteger hoja, al hacer esto las celdas que no están seleccionadas quedan automáticamente bloqueadas permitiendo solo la edición de las celdas que previamente hemos autorizado.

Aquí podemos escribir una contraseña que serán necesarias para modificaciones posteriores que queramos hacer en el documento.

Al igual que las celdas, los libros también se pueden proteger, vamos a ver como se protegen los libros, para esto vamos al comando proteger libro en el ítem revisar de la barra de herramientas:

Otra medida muy útil a la hora de regular la información que hay en nuestra planilla es el control de cambios, este permite dejar registrado quien y que cambios se realizaron en nuestra hoja, por lo que es muy útil en planillas que son utilizadas por varias personas.

Para poder controlar los cambios realizados vamos al comando control de cambios que se encuentra en el ítem Revisar:

Control de cambios

Una vez aquí podemos elegir de que forma queremos controlar los cambios, existen varias opciones como cuándo, quién y dónde:

-          Cuándo:

o   Desde la última vez que se guardó

o   Todos

o   Sin revisar

o   Desde la fecha…

-          Quién

o   Todos

o   Todos excepto yo

-          Dónde: aquí se seleccionan las celdas en las que queremos registrar el control de cambio en caso de que no queramos aplicarlo a todo el documento

En este mismo cuadro de mando podemos seleccionar si queremos que los cambios se registren en la misma hoja o en  una hoja diferente

Cambios registrados en la misma página

Cambios registrados en una hoja diferente

Otra alternativa de esta función es que podemos aceptar o rechazar los cambios realizados en nuestra planilla, para esto vamos al mismo ítem de control de cambios, pero seleccionamos Aceptar o rechazar cambios aquí podemos escoger que cambios aceptar y que cambios rechazar

Ahora si lo que queremos es poner contraseña a un documento lo que debemos hacer es seleccionar Preparar en el botón de office, y ahí seleccionar cifrar documento, luego de esto Excel nos pedirá una contraseña y la confirmación de ésta, así la próxima vez que queramos abrir este documento deberemos introducir la contraseña antes de que el programa nos muestre la información contenida.

Estas son solo algunas de las medidas de control y seguridad presentes en Excel, el cual ofrece una gran cantidad de opciones para proteger los documentos en los que trabajamos.

Leer más...

Documento Compartido y Control de Cambios

¿Para qué sirve un documento compartido?

Un documento compartido te entrega la opción de trabajar en un archivo junto con las personas que tú deseas.

Ventajas de utilizar documento compartido

Es útil cuando se está haciendo un trabajo y no todos están en el mismo lugar físicamente. Todas las personas que tengan acceso al archivo y dependiendo del permiso que tengan, podrán realizar diversas tareas como por ejemplo: leer solamente, escribir comentarios, hacer cambios en las celdas, entre otras.

Desventajas de utilizar documento compartido

Al tener un documento compartido, hay funciones del Excel  que quedan inhabilitadas.

¿De qué manera se puedo compartir un documento sin que se desactiven las funciones del Excel?

Un método muy utilizado y recomendado es utilizar carpetas compartidas.

¿En qué parte del Excel encuentro el ícono de Documentos compartidos?

¿Dónde se comparte el documento?

Para que otras personas puedan acceder a tu archivo, es necesario que lo compartas en una misma ubicación de red, es decir, todos tienen que estar con la misma conexión de internet. De esa forma, una persona te puede buscar con el nombre de tu computador y puede acceder a tu carpeta compartida.

Carpeta compartida

Puedes crear una carpeta compartida, en donde puedes almacenar los archivos que otras personas desees que vean.

Otras personas que conozcan el nombre de tu computador y esté dentro de la misma red, pueden ver lo que tienes en la carpeta y si no tomas las debidas precauciones, pueden modificar el contenido de la carpeta.

¿Todos tienen acceso?

Como se mencionó antes, todas las personas que conozcan el nombre de tu computador y están en la misma red, como por ejemplo se encuentren en la FEN, tendrán acceso a tus documentos.

¿Qué puedo hacer si una persona “x” encontró el nombre de mi computador, ingresa a mi carpeta compartida y modifica los archivos que hay en ella?

Al momento de crear una carpeta compartida te entregan las opciones de permisos. Hay tres opciones:

• ·         Las personas que visiten tu carpeta pueden tener control total de esta
• ·         Las personas solo pueden hacer cambios
• ·         Las personas solo tienen permiso para leer

¿Cuántas personas pueden ver mis archivos?

Cuando creas la carpeta, tú puedes agregar las personas que desees que vean tus documentos. Al momento de agregarlas le puedes otorgar los permisos pertinentes.

No hay un límite de personas, pero es importante que sepas que otras personas pueden encontrarte y visitar tu carpeta. Es por eso que no debes olvidar los permisos.

Ahora bien, volviendo al documento compartido, este te da la opción de poner una contraseña al libro, la cual se la puedes entregar a las personas que quieres que realicen cambios u otras tareas. De esta forma, puedes prevenir que un extraño realice modificaciones a tu archivo.

¿Cómo voy a saber quién está modificando el libro?

Excel te entrega la opción de poner tu nombre para que sepan que tú eres el autor de los comentarios.

Si las personas que tienen acceso modifican el archivo ¿Puedo saber qué cambios realizaron?

Sí, esto es debido a que Excel te entrega otra herramienta, en donde puedes ver todo lo que se hizo, se está haciendo  en el libro que compartiste.

Esta herramienta es la de Control de Cambios.

Todos los cambios se graban en un historial. Ahí tienes el detalle de quién hizo la modificación, cuándo se hizo y qué modificó. Tú puedes aceptar o rechazar el cambio realizado.

En el libro las casillas que fueron modificadas estarán marcadas con otro color, de esta forma facilita saber quién hizo los comentarios.

Es importante que las personas que tendrán acceso al libro tengan los permisos correspondientes. Porque puede pasar que alguien realice cambios y tú no querías. Te puedes preguntar, qué pasó. Lo más seguro es que no hayas establecido los permisos.

¿Es aplicable en las empresas?

Estas herramientas (carpeta compartida, documento compartido, control de cambios) son totalmente aplicables. Por ejemplo:

• Tu jefe quiere revisar el trabajo que estás haciendo. Le interesa ver los avances. Al tener una carpeta compartida tu jefe puede ir revisando en el momento que desee lo que estás haciendo. Sin la necesidad de pedirte que se lo mandes por correo o se lo lleves a su oficina en un pendrive.

    Él puede escribir los comentarios de manera simultánea y tú puedes hacer los cambios    correspondientes.

• Te asignaron en un grupo para que realicen un proyecto. Todos se encuentran en pisos distintos. Y para realizar tu parte necesitas la información de tus otros compañeros y viceversa ¿Cómo lo haces? Aplicando carpeta compartida, en ella puedes poner todo lo que desees que otras personas puedan ver. De esta forma no hace falta que el grupo esté en la misma oficina. Si no que cada uno puede estar en su oficina trabajando en el proyecto y en otras responsabilidades.

•            Estás reemplazando a una persona.  Lo ideal es que continúes con el trabajo realizado por tu colega y cuando el regrese pueda ver lo que hiciste y el pueda continuar. Para esto es útil tener documentos compartidos, porque de esa manera podrás trabajar en el mismo documento de tu colega y puedes hacer modificaciones o tomar datos para otros trabajos.

Leer más...

Excel en Mac: Semejanzas y Diferencias

En la última década, Excel se ha potenciado como una de las principales hojas de cálculo a nivel mundial. Su flexibilidad, potencia y usabilidad lo consolidan como la herramienta más potente en cuánto a información para la toma de decisiones a nivel gerencial, expandiéndose en diversos ámbitos como la psicología, biología, matemática, etc. Su éxito ha sido tal que se ha diseñado para los distintos sistemas operativos existentes en el mercado, especialmente para los 2 más consolidados: Windows y Mac. Es cierto que muchas de las aplicaciones del programa son similares en ambos sistemas operativos, no obstantes existen ciertas diferencias.

En las versiones que han surgido a principios de nuestra década (Excel 2004 para Mac y 2003 para Windows) es donde podemos encontrar el mayor número de diferencias, de las cuales podemos mencionar las más importantes como: Excel para Mac no admite el uso de controles de ActiveX, las cuales son ocupadas para el uso de páginas dinámicas, por ello el cuadro de herramientas barra de herramientas no está disponible, lo que hace dificultoso el trabajo de una macro con Visual Basic; la modificación de las plantillas se realiza solamente guardando los cambios en Excel para Windows, en cambio para Mac requiere mantener la tecla MAYUS presionada mientras se realicen los cambios; el diseño es distinto, los íconos no aparecen a la izquierda de los comandos de menú como si se presenta en Windows.

Interfaz Excel Mac 2004

Interfaz Excel Windows 2003

Existen también diferencias transversales a todas las versiones que son ineludibles, ello por el hardware de los distintos sistemas operativos y por ende, distintas teclas que hacen variar los comandos de acceso de Office. Un ejemplo claro es la fijación de celdas, que en Excel se ocupa anteponiendo el símbolo ‘$’ a la coordenada de cierta celda, para Windows basta con presionar F4, no obstante este mismo no resulta es Mac, por lo que hay que presionar la tecla ⌘ +T para obtener iguales resultados.

En cuanto a las semejanzas, podemos encontrar similitud en las diversas fórmulas que ofrece el programa en sus diversas secciones: aritméticas, comparación, combinación y referencia, dentro de las cuales  las consonantes y operadores funcionan de igual manera (ejemplo de ello es el signo ‘*’ que funciona como multiplicador), además de su sintaxis. Podemos encontrar además el uso de gráficos en todas sus versiones, tablas dinámicas, filtros y el uso de imágenes y elementos predefinidos. Si bien existen mejoras de una versión a otra de estos ítems, la idea original se mantiene, por lo que siguen siendo provechosas herramientas para extraer información.

En cuanto a las últimas versiones de Excel para Mac, se puede notar la falta de herramientas que si son empleadas en Excel para Windows, ejemplo de ello son: el soporte a Visual Basic, crucial para la programación de macros (no presente en la versión 2008), guías de fórmulas (ausente en la versión 2004) y minigráficos (novedad para la versión 2011) y la interfaz Ribbon,  presente anteriormente en la versión de Excel 2007 para Windows.

Interfaz Excel Mac 2011

Interfaz Excel Windows 2007

En cuanto a las últimas versiones realizadas por Microsoft para sus versiones de Excel 2010 para Windows  y Excel 2011 para Mac, la crítica señala que no solo se ha mejorado notoriamente en las funcionalidades de este último, sino que también las versiones presentan una funcionalidad y manejo muy similar, por lo que trabajar en uno u otro lo hace indistinto al usuario.  Como podemos ver en las imágenes presentadas, la interfaz al usuario es similar en ambos sistemas operativos, las mejoras de Excel 2011 para Mac permite un acceso más fácil y rápido a tareas cotidianas que son requeridas por el usuario y consigo, un mejor provecho de la herramienta para quien desee ocuparlo. En otras palabras, Office para Mac está equiparado con el nivel de Windows, característica que en sus versiones anteriores, por razones de diseño, programación y uso de la herramienta, no se presentaba así, ya que el usuario avanzado seguía prefiriendo la herramienta en el sistema Windows.

Leer más...