Aprendiendo Excel - Introducción

En este post le entregaremos los video y archivos para que puedan aprender lo más básico de Excel para ayudar la gestión de sus empresas.

La metodología que optimizará el aprendizaje de estos videos es:
i) Desconéctate de las redes sociales.
ii) Mira el video con mucha atención.
iii) Descarga y abre el siguiente archivo (Subir archivo)
iv) Realiza la misma actividad viendo el video nuevamente.
v) Escribe lo realizado por el profesor.
vi) Realiza la misma actividad que realizó el profesor en el video, esta vez sin ver el video.

Anota tus dudas y déjalas en el blog para que todos podamos ayudarte a resolverlas.

Los contenidos de esta sección Introductoria son:
Video 1: Operatoria Matemática.
Video 2: Atajos y funciones básicas.
Video 3: Atajos y funciones básicas concatenar.
Video 4: Referencias

En este link podrán encontrar los archivos para cada video.
https://www.dropbox.com/sh/wmvg63k08bxtniw/AAA1aAZNvXtPNsKn3Of_AUF6a?dl=0

Si sigues al pie de la letra la metodología de aprendizaje entregada anteriormente, tendrás resultados muy buenos en el aprendizaje del manejo de las planillas de cálculo por medio de MS Excel.

César O.

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¿Por qué es importante registrar la operación? Más allá del registro mental.

Generando un Flujo de Ingresos y Egresos para 14ter.

Profesor: César Ortega – Magister en Administración de Negocios – Universidad de Chile.

Centro de Desarrollo de Negocios - Estación Central.

Fecha Clase 1: Jueves 02 de Noviembre. 18.30 hrs.
Fecha Clase 2: Jueves 09 de Noviembre. 18.30 hrs.
Las clases se realizarán en la Facultad de Economía de la Universidad de Chile en la sala H-002 del Edificio Tecnoaula.

En dos clases se generará el registro de egresos e ingresos junto con un resumen mensual para contribuyentes acogidos al régimen tributario simplificado 14ter.

Objetivo

Mostrar la importancia del registro en las actividades diarias de la empresa. Se generará un archivo el cual se pueda utilizar y adaptar para el registro de sus egresos e ingresos dada la realidad de cada emprendedor. Este registro de egresos e ingresos es utilizado por las empresas se encuentran acogidos al régimen simplificado establecido en la letra A del artículo 14 ter. Al finalizar la clase los emprendedores podrán registrar los ingresos percibidos y devengados, así como lo egresos pagados o adeudados.

Metodología

Durante los 30 primeros minutos de clase se expondrán las razones más importantes por las cuales se debe llevar un registro de la operación. Luego se trabajará en un archivo Excel el cual facilite  registrar egresos y los ingresos de su empresa y así entregar un registro personalizado por los propios emprendedores que se adapte a la realidad de cada negocio.

La clase será apoyada por ayudantes los cuales deberán trabajar con grupos de máximo tres emprendedores para resolver las dudas existentes durante el ejercicio de la adaptación del archivo a la realidad de cada emprendedor.

Los requisitos de asistencia son para ambas clases son:

·   1.- ver y revisar los videos con mucha detención
    2.- una vez revisados videos deberán realizar la actividad al igual que el profesor en sus propios         computadores. Se aconseja revisar los videos las veces que sea necesario hasta lograr un completo entendimiento de lo que realizó el profesor.

                Requisitos por Clase 

                        Clase 1 - Jueves 02 de Noviembre - 18.30 hrs.

1.- Operatorias Matemáticas básicas.

2.- Funciones de fecha.

Clase 2 - Jueves 09 de Noviembre - 18.30 hrs.

1.- Si Simple.

2.- Totalizadores condicionales: sumar.si.conjunto

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Como aprovechar datos extraídos de Bloomberg con una Macros

El objetivo de este artículo es desarrollar una Macro en Excel, mediante la cual podamos ordenar y dar formato a series de datos extraídas desde Bloomberg, además incluiremos algunas estadísticas descriptivas básicas. Para el desarrollo de nuestra Macro, utilizaremos los precios históricos diarios del Petroleo Crudo, para el último año, cuyo código en bloomberg corresponde a CL1 COMB Comdty.

Esta Macro será útil para administrar los datos de cualquier serie extraída desde Bloomberg, ahorrando tiempo y esfuerzo a sus usuarios


http://youtu.be/sfzviEj6LZc

Autores:

Luis Marquez Moreno
Gonzalo Marquez Moreno
Daniela San Juan Gómez

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Optimización: Asignación del personal de Auspicio en la Ciclorecreovía

La asignación de recursos es un tema complejo en las organizaciones que muchas veces se realiza a mano, dejando de lado tareas estratégicas o de control. Se ignora el potencial de las herramientas de control. Cosas tan simples como un Excel puden ayudar en gran medida.
En este caso aplicamos Excel para resolver la asignación de personal de auspicio en los puntos estratégicos de la empresa CicloRecreoVía.
El funcionamiento de las macros, matriciales y OpenSolver utilizados en este proceso se muestran en el video a continuación.
La utilización de estas herramientas permitidas por solver pueden verse en otras entradas del

Hecho por:
Héctor Barros
Juan José Torres

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¿CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA POWER VIEW PARA GEOREFERENCIAR USANDO COORDENADAS?

¿CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA POWER VIEW PARA GEOREFERENCIAR USANDO COORDENADAS?

 Vamos a ensañarle a utilizar la herramienta Power View, tengan en cuenta que únicamente está disponible para las versiones de Microsoft Office 365 Professional Plus y Microsoft Office 2013 Professional Plus. Power View es un programa de Microsoft Excel que nos permite explorar, visualizar y presentar los datos. En este post nos centraremos en la función “MAPAS” que integra el programa mencionado, con estos podemos presentar los datos de forma interactiva sobre un mapa, utilizando coordenadas, unidades de medida y otras funciones. Para mayor entendimiento del uso del programa, utilizaremos un ejemplo, queriendo mostrar las líneas existentes en el Metro de Santiago, su respectiva geolocalización utilizando las coordenadas y su afluencia en miles de pasajeros al día. Los datos utilizados para la creación de la tabla de datos, son las siguientes:

GOOGLE MAPS
METRO DE SANTIAGO
Power View

 Colaboradores: Paula Fernandez, Tomas Perez, Sebastian Araneda

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Complementos para formularios más eficientes en Access con Macros

Se presenta una descripción de como emplear complementos para los formularios de Access. Para ejemplificar lo anterior, se crea una base de datos y formulario que permite el registro de alumnos de un colegio. 

Los complementos permiten habilitar ciertas preguntas según algún criterio establecido en la macro.

Lo anteriormente descrito se puede ver en el video que les dejamos a continuación:

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Compartir Archivo Access en Red Local

Compartir Archivo Access en Red Local

           

             La creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento, se pueden realizar a través del sistema de gestión de bases de datos, Microsoft Access, programa informático que se incluye en el paquete de programas de Microsoft Office. Un archivo Access almacena información que sirve para tomar distintas decisiones, la que puede llegar a ser muy valiosa para un grupo de trabajo.

        Como muchos usuarios deben tener acceso para trabajar con la base de datos (modificar, controlar y mantener la información), este archivo Access debe ser compartido en una Red Local.  La Red Local es un grupo de ordenadores, que pertenecen a una misma organización, que están conectados dentro de una pequeña área por medio de una red. Esta Red Local tiene como objetivo transferir datos dejándolos a disposición del grupo de trabajo.

       La utilidad de compartir un archivo Access en una Red Local, es minimizar los tiempos, maximizar la seguridad de transferencia de virus y accesibilidad del grupo de trabajo en la transferencia de datos, ya que si solo se tuviera acceso al archivo Access en un ordenador de la organización, se debería crear turnos para usarla. Si se trabajaran en distintos archivos Access sin conexión alguna el problema sería la dificultad de sincronizar los datos. Por otro lado se arriesga la seguridad ya que el archivo se podría copiar de ordenador a ordenador por discos duros extraíbles los que podrían tener virus o podrían quedar mal guardados lo que provocaría perdida de información, y así se irían causando problemas.

           Para compartir un archivo Access existen distintos métodos, de los cuales nos enfocaremos en el más simple de ellos, compartir la totalidad de la base de datos la que puede ser usada de manera simultánea, donde podrán acceder a las mismas tablas, formularios, consultas, entre otros. Este método será explicado en el siguiente vídeo.

          Compartir un archivo Access en Red Local, puede ser aplicado en distintas áreas, tanto en el mundo profesional como universitario. Por ejemplo, al compartir un archivo Access en la red local de una empresa, que contiene el inventario, ventas y compras de mercadería de la organización, un grupo de trabajo de la compañía puede tener acceso a este archivo, donde varios usuarios pueden realizar modificaciones las cuales podrían ser vistas por los otros usuarios, sin tener que transferir información (datos, consultas, entre otros) por otro medio.

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Columna de opinión utilizando la herramienta Excel

En la actualidad la web nos otorga la posibilidad de expresar nuestra opinión en diferentes plataformas a través de internet, desde tu muro en Facebook hasta en una noticia del Diario “New York Times”. Pero no siempre resulta fácil dejar un comentario bien fundamentado en los diferentes sitios que visitamos, ya que muchas veces el miedo a que tu opinión no sea tomada en cuenta por la falta de argumentos nos inhibe a hacerlo. Esto porque tenemos la percepción de que nuestro comentario no está lo suficientemente bien fundamentado.

En el video que se presenta a continuación, les mostraremos como la herramienta Excel nos permite generar datos duros que sustenten nuestras opiniones en la web, a través del análisis de información.

https://www.youtube.com/watch?v=vZ2qRHCyw54

Autores: Leonardo Correa y Emilene Ormazábal

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Creando un formulario para registrar pedidos en Access

No siempre disponemos de los recursos para comprar o arrendar software para el desarrollo de nuestro negocio. El siguiente video muestra una manera práctica en la cual se puede usar Access para llevar el control de un negocio.

Si le interesa el post en el cual indica cómo crear formularios en Access 2013, puede verlo haciendo clic aquí.

Autores:

Bárbara Cordero

Annay Mardones

Ignacio Matamala (Twitter, LinkedIn)

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Gestión de información de delincuentes con Excel

Es de conocimiento general, que actualmente las condiciones en las cuales funciona el sistema penitenciario chileno, no son las óptimas, tanto para los reclusos como para quienes trabajan en él. Ante la cantidad de datos existente referente a los delincuentes, se hace necesaria la existencia de bases de datos, pero éstas no servirían de nada, si no se les puede extraer información sustancial con la cual poder generar reportes y/o tomar decisiones claves.

Es por esto, que hemos diseñado un video tutorial de tres partes, que permite analizar y aprender distintos tópicos para hacer un análisis completo de la información de tal manera de sacar el máximo provecho. Hemos utilizado herramientas de Excel, que no siempre son tan conocidas pero que nos dan resultados robustos.

En la primer parte, lo que hemos hecho es dar formato de tabla a nuestra base para poder trabajar con matriciales. De esta manera a través de las formulas Índice y Coincidir, explicadas en el video, hemos logrado asignar a cada reo un pabellón y generar un reporte con su información individual en base al RUT, y así cada vez que cambiemos el RUT se nos presentarán todos los datos de los distintos reos. 

A través de la asignación de pabellones correctos, según determinadas características, evitamos que delincuentes peligrosos queden junto a otros que no lo son tanto y se puede evitar la Universidad del crimen, tampoco dejar a muchos reos peligrosos juntos, ya que podría ser fatal, entre otras decisiones que permiten una mejor gestión del sistema penitenciario chileno.

Primer video tutorial:

Asignar un pabellón a un reo- Generar reporte con información individual.

Para complementar la búsqueda de información con respecto a un individuo en particular perteneciente a una base de datos,  explicaremos cómo poder mostrar una foto asociada particularmente a cada uno de ellos, a través de la selección de su RUT.

Esto puede ser útil en el caso de los delincuentes, al proporcionar un elemento visual, que permita identificarlos de manera rápida, ya sea dentro del centro penitenciario o por algún organismo externo que solicite su información debido a una necesidad particular (ejemplo, tribunales, abogados, PDI, etc.). Además puede servir en otros tipos de base que requieran de una fotografía o imagen para la toma de decisiones futura, como por ejemplo empleados, proveedores de una empresa, entre otros.

Segundo video tutorial:

Cómo referenciar una foto.

Finalmente, mostraremos ejemplos de uso de tablas dinámicas en la gestión de información, para tomar decisiones.

Tercer video tutorial:

Conclusiones a partir de tablas y gráficos dinámicos.

De esta manera, hemos comprobado que a partir de herramientas sencillas de Excel, es posible realizar una buen gestión de información  con distintos objetivos, gestión que facilita la toma de decisiones.

Colaboradoras: Francisca Bozo-Natalia Cid-Macarena Orellana

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Filtros avanzados en Excel: Revisando un caso aplicado

Los filtros avanzados son herramientas muy útiles y rápidas de usar, aunque cuenta con algunas limitaciones. Se usan cuando el filtro personalizado no nos permite realizar el filtro deseado.El comando filtros Avanzados funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.

• Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.
• Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Revisando el caso:

El vídeo adjunto muestra una manera sencilla de realizar un filtrado de una gran cantidad de datos. Podemos simplemente aplicando los filtros avanzados, realizar un manejo de datos de manera ordenada sin errores. Cabe destacar que la importancia radica en ingresar de manera inequívoca los rangos, las condiciones que quiero aplicar y si quiero o no realizar el filtrado en una pestaña distinta a la que contiene los datos o si quiero que el filtrado de realice en la misma pestaña.

Revisando paso a paso:

Para comenzar, es necesario identificar donde tengo los datos, para el caso del vídeo, los datos se encuentran en la pestaña Postulantes.

Luego debo identificar donde dejaré los datos, en este caso los dejaremos en la próxima pestaña, Consultas.

Luego cuando procedemos a realizar las consultas, se coloca un encabezado con las condiciones que queremos cumplir (en la pestaña consultas), en ese caso, la primera consulta requería que el establecimiento sea municipal y que en la prueba haya obtenido más de 700 puntos.  Se deben recordar que para que Excel pueda reconocer que yo quiero que el establecimiento sea Municipal y la prueba de lenguaje sea mayor a 700 puntos, el encabezado de la consulta debe ser igual a los encabezados de la tabla donde se encuentran los datos, es decir:

Para proceder a realizar las demás consultas se realizan de la misma manera, siguiendo los mismo procedimientos pero teniendo en cuenta, tal y como se muestra en el vídeo que algunas tienen condicional "y" y otras condicional "o".

La utilización de estos filtros, permite a diferencia de los filtros normales, realizar filtraciones de datos con muchas condiciones, cumpliendo también los condiciones y/o. 

Autores: Leslye Marinao / Yanara Molina / Francisca Ulloa.

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¿Cómo asegurar mi base de datos en Access 2010?

¿Cómo aseguro mi base de datos en Access 2010?

A continuación se presenta un video, en el cual se pueden ver tres distintas formas de brindar mayor seguridad a una base de datos en Access, en esa ocasión se muestra a través del Office 2010.

Autores: Paulina Astudillo, Lesslie González

Enlaces:

Formas de asegurar una base de datos en Access, página Office 
- http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-la-seguridad-en-access-mdb-HP005188226.aspx

Opciones más seguras de proteger una base de datos en Access
- http://www.todoexpertos.com/categorias/tecnologia-e-internet/bases-de-datos/respuestas/1921116/asegurar-una-tabla-de-la-base-de-datos-en-access

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Utilizando complementos estadísticos para resolver problemas de Economía y Negocios

Utilizando complementos estadísticos para resolver problemas de Economía y Negocios

En esta ocasión, se presenta un video tutorial que permitirá un acercamiento a la Herramienta de Análisis de Datos que ofrece Excel.

Realizadoras: Valeria González, Nicole Herrera, Dafne Herrera

Link: http://office.microsoft.com/es-hn/support/usar-las-herramientas-para-analisis-para-realizar-analisis-de-datos-complejos-HA102748996.aspx

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Generación de formularios con macros en Access

En esta publicación enseñaremos paso a paso como generar formularios mediante el uso de macros en Access, primero debemos tener en cuenta los siguientes conceptos:

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de acciones que se pre programa para que una vez que se ejecute, realice las acciones de forma automática. Dentro de las acciones que puede realizar una macro encontramos:

• Abrir formularios

• Cerrar formularios

• Abrir consultas

• Cerrar base de datos

• Ejecutar otros macros

• Entre otros

¿Qué es un formulario?

Un formulario es una interfaz donde el usuario puede ingresar, modificar, eliminar y consultar información desde una base de datos de una manera más amigable. 

La ventaja del uso de formularios es que permite a usuarios sin conocimientos de Access interactuar de una forma más simple con la base de datos. 

A continuación dejamos un video en el cual se muestra un ejemplo aplicado de este tema:

Autores

Ziwei He

Eduardo Maló

María Fernanda Salas

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Realizar conexión entre Excel y Access

La mayoría de las veces hemos utilizado programas para realizar tareas que requieren características distintas. Es por esto que creemos que es importante y útil entender las relaciones que existen entre los distintos programas, lo que nos ayudará a ser profesionales más íntegros. En esta oportunidad, revisaremos algunos tipos de conexiones entre Excel y Access.

Pero antes de partir, es interesante responder a la pregunta, ¿Cuál es la utilidad de importar datos desde Access para analizarlos en Excel? Aquí algunas respuestas:

• Es más fácil e intuitivo trabajar con los datos en  Excel dada la variedad de opciones de análisis y gráficas. Su interfaz es más amable y conocida por la mayoría de los usuarios de MS Office, en comparación con Access.
• Podemos disminuir la cantidad de datos que analizamos en Excel, trabajando solo sobre los que nos interesan. Esto libera recursos de procesamiento de nuestros computadores.
• Mejora la seguridad de los datos. Al extraer desde Access sólo los datos que nos interesan, se aumenta la seguridad y se evitan accesos no autorizados.
• Se puede actualizar la información vista en Excel desde los cambios que se realicen en el archivo Access, están conectados la una con la otra y se mantiene integridad entre ambos programas.
• Se pueden hacer análisis de gran complejidad y entregar información útil para los altos ejecutivos, que no se interesan por ver datos en bruto, sino que por los análisis y resúmenes que podemos obtener. En este sentido, Excel tiene la ventaja.

A continuación analizaremos dos ejemplos prácticos de las tantas opciones que hay a la hora realizar la conexión entre los dos programas. Este tema da para análisis más complejos y para una revisión de muchos otros ejemplos (hacer gráficos dinámicos o informes de Power View en Excel con los datos traídos desde Access, llevar datos de Excel a Access, entre otros). Sin embargo creemos que estos dos ejercicios son una buena aproximación.

Ejemplo Práctico 1

Imaginemos que un agente de venta necesita saber algunos de los datos personales de todos los clientes que han comprado en sus tiendas. Para eso, es necesario realizar una consulta en Access, y luego llevarla a Excel. La base de datos tiene información de bodegas, que distribuyen sus productos a tiendas,donde se venden a sus clientes. Los pasos a seguir para la consulta y la conexión serán:

Paso 1.- Abrir el archivo de Access, en donde se debe analizar la información que está contenida en las distintas tablas y establecer cuál será la consulta.

Paso 2.-Realizar la consulta. En este caso se crea una consulta que muestra los clientes y las tiendas en la cuales han comprado, mostrando información como el nombre de la tienda, nombre y apellido del cliente, su dirección, ciudad, provincia, país y números de teléfonos. Ordenamos los datos alfabéticamente por el apellido de los clientes

Las tres primeras imágenes son los pasos para realizar la consulta. Y la cuarta imagen es la consulta como tabla en Access (más detalles sobre como realizar una consulta, revisar Consultas: Generación, Edición y Formato)

Paso 3.- Guardar la consulta. Para guardar la consulta se debe hacer click derecho en la pestaña de la consulta, se guarda con el nombre que se desee, en este caso “Consulta1”. Para finalizar, se cierra Access y se guardan los cambios realizados.

Paso 4.-Abrir libro de Excel, ir a la pestaña Datos y hacer click la pestaña Desde Access. Esto nos permitirá hacer una conexión con la base de datos.

Paso 5.- Buscar el archivo guardado de Access y hacer click en abrir.

Paso 6.- En el cuadro de diálogo que aparecerá, saldrán todas las consultas y tablas que hay dentro del archivo Access, se debe marcar en “Activar selección de varias tablas” y marcar solo la consulta llamada Consulta1 que creamos previamente. Luego, hacemos click en aceptar.

Paso 7.- Elegir opción de importación de datos. En el siguiente cuadro de dialogo, se presentan opciones para visualizar la consulta recién seleccionada, en este caso se selecciona la opción de ver los datos como Tabla. Además, viene marcada la opción de la hoja en Excel donde quedarán los datos. Luego, hacer click en aceptar.

Existe la opción "Agregar estos datos al Modelo de datos". En el siguiente ejemplo, explicaremos para que sirve, por ahora no marcamos esta casilla.

Paso 8.- Consulta extraída desde Access en Excel como Tabla.

Finalmente, si se necesita editar las propiedades de la conexión (por ejemplo, cada cuanto tiempo se actualizan los datos), se puede ir a Datos, Conexiones, y se elige la conexión a Datawarehouse

Ejemplo Práctico 2

El segundo ejemplo práctico que explicaremos, es como conectarnos a una base de datos y trabajar con tablas enteras y no con consultas previamente realizadas.

En esta oportunidad, es importante mencionar que los datos en Access deben estar ordenados bajo un modelo de datos el cual se expresa en el siguiente diagrama de las relaciones, que es posible ver en Access, pestaña Herramientas de base de datos y luego en Relaciones (para saber más sobre modelos de datos, revisar el siguiente ejemplo: Creando un Modelo de Datos para un Restaurante)

Paso 1.- Hacer la conexión entre Excel y Access siguiendo los pasos 3 y 4 del ejemplo anterior.

Paso 2.- Abrir todas las tablas de Access. En el cuadro de diálogo que se abre, saldrán varios archivos que se consideran dentro del archivo Access, se debe marcar en Activar selección de varias tablas y marcar todas las tablas que aparecen en el modelo de datos. Luego, hacer click en aceptar.

Paso 3.- En el siguiente cuadro de diálogo que se abrirá, se selecciona las opciones de presentación de datos que se están importando. Se selecciona mostrar todos los datos como Informe de Tabla Dinámica (si se eligiera la opción Tabla, se pondrá cada tabla de Access en una hoja distinta en Excel). 

Notar que Excel reconoce que los datos están ordenados bajo un modelo de datos, en este caso bajo un modelo relacional (tablas y campos), es por esto que la opción Agregar estos datos al Modelo de datos aparece marcada. Esto permitirá crear informes dinámicos utilizando varias tablas a la vez porque el programa (Excel) sabe cómo están relacionadas en el programa de origen (Access). Luego, hacemos click en aceptar.

Paso 6.- Ya creada la tabla dinámica, se observa que en el lado derecho están toda las tablas de la base de datos con sus respectivos campos. Así, dependiendo de los requerimientos, se podrán construir informes de diversos tipos, donde sólo basta con agregar los campos tomando en cuenta las relaciones de datos existentes. Las relaciones de datos se pueden ver en la pestaña Herramienta de tabla dinámica, en analizar, cálculos, relaciones.

 

Finalmente, una de las desventajas al trabajar con tablas enteras traídas desde Access, es que éstas contienen muchos datos (a diferencia de una consulta que filtra previamente), lo que puede disminuir la velocidad de procesamiento de los equipos. Además, puede representar un problema de seguridad de la información si no queremos que un usuario acceda a todos los datos de una tabla de Access.

En el siguiente video tutorial, podemos encontrar más detalles acerca de estos ejemplo y la conexión de datos entre Excel y Access.

Si desean replicar los ejemplo, en el siguiente link se encuentra el archivo con la base de datos de Access: Datawarehouse

Nota: Ambos ejemplos y el video tutorial fueron realizados con las versiones 2013 de Excel y Access.

Fuentes: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/tutorial-importar-datos-en-excel-2013-y-crear-un-modelo-de-datos-HA104073811.aspx

Colaboradores: 

Connie Carreño, Katherine Curaqueo, Juan Carlos González

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Crear Macros en Access

En este vídeo tutorial, describiremos paso a paso cómo crear una macro en versiones de Access actuales (a partir del año 2010). En primer lugar, es importante saber qué son las macros, y para qué sirven.

Las macros son un conjunto de instrucciones programadas digitalmente, las cuales automatizan operaciones, eliminando así tareas repetitivas y realizando cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.

Dentro de las acciones de macros en Access más utilizadas, se encuentran: 

• Abrir distintos objetos, tales como, consultas, formularios, informes, tablas
• Buscar un registro
• Mostrar cuadros de mensaje para interactuar con el usuario
• Aplicar filtros a formularios e informes
• Actualizar información de las consultas

El generador de macros en Access se encuentra en la pestaña "Crear", donde se encuentra una lista despegable con todas las acciones disponibles. Nos parece importante destacar que Access diferencia aquellos comandos confiables de los que no, en la lista despegable mencionada anteriormente se muestran sólo las de confianza. Si se quiere habilitar todas las acciones disponibles, debemos ir a "Diseño" y seleccionar la opción "Mostrar todas las acciones" en las herramientas de macros.

Caso práctico

A modo de ejemplo, desarrollaremos una macro que imprima una consulta. Para esto utilizaremos una base de datos de una empresa de alimentos que registra sus pedidos de todo el mundo.

Link de interés:
Conceptos básicos de las Macros en Access
Curso Access 2010
Vídeo tutorial office

Autores:
Carolina Atensio
Sofía Diez de Medina
Claudia Salinas

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Listas Desplegables Anidadas en Access

   En el siguiente post aprenderemos a crear Listas Desplegables Anidadas en el programa de Access de forma dinámica y sencilla.

   Las listas desplegables nos ayudan a facilitar la forma en que se muestra y maneja la información, de manera que sea más amigable para el usuario seleccionar ciertos datos dentro de una lista dada

   La gracia de las listas desplegables anidadas es que al seleccionar una opción dentro de una primera lista, instantáneamente me muestre en la segunda listas los datos asociados a la primera opción escogida, y que no se muestre toda la información almacenada, esto permite tener una mayor eficiencia y rapidez en el manejo de información. 

Ejemplo práctico:

   Uno de los ejemplos más comunes en donde se puede visualizar esta herramienta, es cuando se muestran las regiones de nuestro país y al seleccionar una de ellas en la segunda lista sólo me muestra las comunas que existen en esa Región.

   Otro ejemplo son las películas que se muestran en cada complejo de Cine:

 Aquí podemos seleccionar primero el complejo al cual queremos ir, que en este caso es el Cinemark de Iquique.

   Luego en la segunda lista desplegable sólo nos aparecen las opciones de películas que allí se exhiben.

   Como podemos ver, al escoger un complejo distinto las opciones de películas disponibles también cambian, mostrando sólo las películas disponibles en el complejo de cine ubicado en el Plaza Vespucio.

   Las Listas Desplegables Anidadas tienen diversas utilidades dependiendo de la información que disponemos, pero todos tienen como objetivo final simplificar la forma de mostrar la información para hacerlo de un modo mucho más eficiente.

   A continuación les dejamos un video como tutorial para crear estas Listas Desplegables Anidadas en Access, explicando paso a paso lo que se debe hacer. 

Colaboradores: 

David Carreño, Katherine Donoso, Cristóbal Fuentes

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Texto en Columnas

EN muchas ocasiones, se reciben base de datos con mucha informacion en una sola celda. Una forma de separarlo, seria con distintas formulas de excel, pero con la herramienta de Texto en COlumnas, se puede realizar de forma mas dinamica y rapida, logrando separar una celda en varias.

En el siguiente tutorial, veremos de forma completa la herramienta Texto en columnas, algunos usos y sus diferencias con la formula =Extrae( ) que cumple una función similar en excel.

Como informacion adicional les dejamos algunos link de Office

• Pasar nombres a columnas:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/dividir-nombres-con-el-asistente-para-convertir-texto-en-columnas-HA010102340.aspx

• La guia de texto en columnas de office

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/dividir-texto-en-celdas-diferentes-HA102809804.aspx

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Métodos de Control y Seguridad Excel

En este vídeo tutorial se pretende dar a conocer funciones de Excel relacionadas con la seguridad. Existen diversas medidas que permiten proteger y controlar la información con la que se está trabajando ayudando a resguardar la integridad de los datos, proteger un libro y discriminar entre usuarios. Se utilizan tres métodos: 1. Proteger celdas, para que se modifiquen de acuerdo a un formato preestablecido; 2. Protección Libro, y 3. Control de Cambios, la que nos ayuda a identificar los cambios realizados y el usuario que los hizo pudiendo ser aceptados o rechazados. 

Todas estas medidas resultan útiles para llevar un control de la información con la que trabajamos, es por esto que un caso aplicado sería la protección de datos educacionales donde se puedan distinguir los usuarios y sus cambios respectivos. 

Para saber como se hacen efectivas tales medidas revisar el vídeo.

Ver tutorial en YouTube 

Autores:

 - Felipe Bravo

 - Karen Seria

 - María José Varela

Link de Interés:

 Seguridad y Protección en Excel 

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Correspondencia entre Word y Excel

Correspondencia entre Word y Excel: Un caso aplicado a los negocios y organizaciones.

En el siguiente apartado enseñaremos una forma fácil y didáctica para difundir información de manera masiva a distintos destinatarios, que sea personalizada pero sin tener que escribir un archivo para cada uno de ellos. Esta acción es posible a través de la utilización de la herramienta de Correspondencia de Microsoft Word, con la cual podemos realizar una conexión rápida y sencilla entre una base de datos de Excel (la que contiene la información) y un archivo Word (que corresponde al texto que deseamos enviar).

Para ejemplificar el procedimiento hemos elegido un caso práctico en el que la empresa “Negocios FEN S.A” desea enviar información a su red de clientes acerca de los pedidos que fueron realizados, con lo cual se desea informar acerca de los plazos de envío y todo lo relativo a su orden de compra (Fecha de envío, Nº de seguimiento, etc.).

Para la realización de esta activad necesitamos contar con 3 elementos:

1.       Programa Word y Programa Excel (Office 2010 fue el utilizado en este video-tutorial)

2.       Base de datos, que contenga la información de los clientes que deseamos incorporar a nuestra carta tipo.

Nuestros datos en Excel deben verse como sigue (hemos destacado con naranjo los encabezados).

3.     Plantilla de carta que se desea enviar (Debemos reconocer dónde serán ubicados los campos combinados con la información de los clientes).

En nuestro ejemplo la información será presentada como sigue:

Iniciar correspondencia:

 Procedemos desde Word con nuestro archivo Word listo, por lo que ahora solo debemos agregar los datos personales correspondientes  a cada destinatario. Haremos click en la pestaña superior “correspondencia”-“Iniciar combinación de Correspondencia”-“Cartas”, para comenzar el proceso.

Seleccionar destinatarios:

Luego en la misma pestaña de “correspondencia” haremos click en “Seleccionar destinatarios”-“Usar lista existente” y seleccionamos el archivo con los datos de nuestros contactos deseados.

Asignar campos:

Lo siguiente es simplemente corroborar que los campos de los datos coincidan con aquellos de Word en “Asignar campos”, donde podemos hacer manualmente la correspondencia entre los campos de Excel y aquellos prediseñados que ofrece Word.

Insertar campos combinados:

Una vez realizado lo anterior, sólo nos queda insertar campos combinados en el documento. Esto se debe hacer colocándose con el cursor en el lugar preciso donde se quiere escribir la información de contacto, por ejemplo el RUT, que se insertará y luego haciendo click en “Insertar campo combinado”.

Uso de Reglas:

Cabe destacar que una herramienta muy útil que posee la correspondencia de Word corresponde al uso de Reglas, las cuales entregaran un valor definido previamente dependiendo del  valor que tome uno de los campo. En nuestro ejemplo utilizamos el campo “Ciudad de destino” de la carta, al cual le impusimos como condición un tiempo de demora dependiendo del valor que tome la ciudad del remitente. Acá usaremos la regla “Si… Entonces… Sino” que realiza la función ya mencionada.

Finalizar Correspondencia

Finalmente debemos ir a “Finalizar y Combinar” al lado superior derecho, y poner click en editar “documentos individuales”, lo cual genera un archivo Word con todas las cartas en este caso, lo cual lo hace editable en caso de querer agregar algún toqué más personal a alguna de ellas.

Nuestra carta con todos los campos insertados en cada etapa quedó de la siguiente forma:

Ejemplo

Ahora un ejemplo de todas las cartas personalizadas que logramos crear con nuestra “carta tipo” enviada a Paula Ruiz Villegas:

Toda la actividad y la información mostrada anteriormente se encuentra explicada y desarrollada en el siguiente video tutorial.

https://www.youtube.com/watch?v=yj8EjYCFDtM&feature=youtu.be

 Autores: Valentina Blohm, Carlos Villegas, Mario Espinoza.

 Catedra: Computación para los negocios

 Profesores: César Ortega Gutierrez, Giovanni Magnani Sottorff 

 Fecha: 10/06/2014

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